얼마 전 지인이 작은 온라인몰을 법인으로 시작하려고 준비하는 걸 옆에서 봤는데, 생각보다 제일 오래 걸린 부분이 아이템이나 사무실이 아니라 서류 이름을 구분하는 일이었어요. 정관, 잔고증명서, 취임승낙서, 조사보고서처럼 말만 들으면 딱딱한 문서가 한꺼번에 나오니 처음엔 누구나 막막합니다.
법인설립서류는 크게 두 묶음으로 보면 편합니다. 하나는 법원 등기소에 내는 설립등기 서류이고, 다른 하나는 세무서나 홈택스 쪽에 내는 법인설립신고 및 사업자등록 서류입니다. 온라인 법인설립시스템에서도 회사 유형별 제출서류와 표준문서를 안내하고 있으니, 종이 서류를 직접 들고 뛰어다니기 전에 흐름부터 잡는 게 좋습니다.
먼저 정해야 서류가 만들어집니다
서류부터 찾기 전에 회사의 기본값을 먼저 정해야 합니다. 상호, 본점 주소, 사업목적, 자본금, 1주의 금액, 설립 시 발행 주식 수, 임원 구성, 주주 지분이 정해져야 정관과 주주명부 같은 문서가 자연스럽게 채워집니다.
예를 들어 자본금 1,000만 원으로 1주의 금액을 1만 원으로 잡으면 설립 시 발행 주식은 1,000주가 됩니다. 대표가 700주, 공동창업자가 300주를 인수한다면 이 내용이 주식인수증과 주주명부에 들어갑니다. 숫자가 하나 바뀌면 여러 서류가 같이 흔들리니, 처음부터 표 하나로 맞춰두면 실수가 확 줄어듭니다.
- 상호: 같은 관할 안에 동일 상호가 있는지 확인
- 본점 주소: 임대차계약서 주소와 등기 주소가 맞는지 확인
- 사업목적: 너무 넓거나 막연한 표현보다 실제 영업을 알아볼 수 있게 작성
- 자본금과 주식 수: 잔고증명서, 주주명부, 정관 숫자를 모두 일치
- 임원: 대표이사, 이사, 감사 필요 여부와 인적사항 확인
설립등기 때 많이 나오는 법인설립서류
일반적인 소규모 주식회사 발기설립을 기준으로 보면, 등기 단계에서 자주 등장하는 문서는 꽤 비슷합니다. 온라인 법인설립시스템 체험 화면에도 정관, 발기인회의사록, 잔액증명 신청서, 이사회의사록, 법인설립등기 신청서, 법인인감신고서, 주식 발행사항 동의서, 주식인수증, 취임승낙서, 주주명부, 이사 또는 감사 조사보고서 같은 서식이 나옵니다.
여기서 발기설립은 설립할 때 발행하는 주식 전부를 발기인이 인수하는 방식입니다. 작은 법인은 보통 이 방식이 많습니다. 반대로 외부 주주를 모집해서 설립하는 경우에는 창립총회 등 추가 절차가 붙을 수 있어 서류도 달라집니다.
- 정관: 회사 이름, 목적, 본점, 주식, 공고 방법, 임원 등 기본 규칙을 담는 문서
- 발기인회의사록: 발기인이 회사 설립에 필요한 사항을 결정했다는 기록
- 주식발행사항 동의서와 주식인수증: 누가 몇 주를 얼마에 인수하는지 보여주는 문서
- 잔고증명서 또는 주금납입 관련 증명: 자본금이 실제로 납입됐다는 은행 증빙
- 취임승낙서: 이사, 대표이사, 감사 등이 직책을 맡겠다고 승낙한 문서
- 조사보고서: 설립 과정과 출자 이행 등을 확인하는 문서
- 법인인감신고서: 법인이 앞으로 사용할 인감을 신고하는 서류
근데 여기서 한 가지 헷갈리는 지점이 있습니다. 이사가 3명 이상이면 이사회가 구성되기 때문에 이사회의사록이 필요해지는 경우가 많고, 1인 법인처럼 임원 구성이 단순하면 서류 구성이 조금 달라질 수 있습니다. 그래서 인터넷에서 본 목록을 그대로 베끼기보다, 내 회사의 임원 수와 주주 구성을 기준으로 보는 게 더 정확합니다.
사업자등록 서류는 등기 후에 이어집니다
등기가 끝나면 법인번호가 생기고, 그다음 사업자등록을 진행합니다. 찾기쉬운 생활법령정보 안내에 따르면 법인은 사업장마다 사업 개시일부터 20일 이내에 법인설립신고와 사업자등록을 해야 합니다. 기한을 넘기면 가산세나 매입세액 공제 문제로 손해가 생길 수 있으니, 등기 완료 후 바로 움직이는 편이 낫습니다.
사업자등록 단계에서 기본으로 챙길 것은 법인설립신고 및 사업자등록신청서, 주주 또는 출자자명세서, 사업장을 빌린 경우 임대차계약서 사본입니다. 인허가 업종이라면 허가증, 등록증, 신고확인증 사본도 붙습니다. 음식점, 여행업, 직업소개업, 통신판매 관련 업종처럼 별도 신고나 허가가 필요한 업종은 이 부분에서 시간이 더 걸릴 수 있습니다.
- 법인설립신고 및 사업자등록신청서
- 주주 또는 출자자명세서
- 임대차계약서 또는 전대차계약서 사본
- 상가 일부를 임차한 경우 해당 부분 도면
- 인허가 업종의 허가증, 등록증, 신고확인증 사본
- 현물출자나 특정 업종에 해당하는 경우 추가 명세서
사업자등록증은 신청 후 통상 며칠 안에 발급되지만, 업종이나 사업장 확인이 필요한 경우 더 확인이 들어갈 수 있습니다. 실제로 공유오피스 주소를 쓰거나 업종 설명이 애매하면 보완 요청을 받는 사례가 있습니다.
자주 막히는 부분은 숫자와 이름입니다
서류를 준비하다 보면 큰 법률 문제보다 작은 불일치가 발목을 잡습니다. 주민등록상 이름 표기, 주소의 동·호수, 자본금 숫자, 주식 수, 인감 날인 위치 같은 것들입니다. 예를 들어 정관에는 자본금 500만 원이라고 적고 잔고증명서에는 300만 원만 찍혀 있으면 당연히 보정 가능성이 커집니다.
상호도 은근히 중요합니다. 온라인 상호 검색은 참고용으로 볼 수 있지만, 실제 등기 과정에서 보정이 나올 수 있습니다. 그래서 명함, 간판, 로고 제작은 설립등기 완료 후에 진행하는 게 마음 편합니다. 사업목적도 마찬가지입니다. 그냥 도소매업이라고 쓰는 것보다 화장품 도소매업, 컴퓨터 주변기기 도소매업처럼 실제 사업을 알아볼 수 있게 쓰는 편이 좋습니다.
- 정관, 주주명부, 주식인수증의 주식 수와 금액이 같은지 보기
- 임원 이름과 주소가 신분증, 인감증명서와 맞는지 보기
- 사업장 주소가 임대차계약서와 동일한지 보기
- 인허가 업종인지 미리 확인하기
- 전자서명 대상자가 모두 인증 수단을 준비했는지 보기
처음이라면 이렇게 준비하면 편합니다
처음 법인을 세운다면 서류 이름을 외우는 것보다 순서를 잡는 쪽이 훨씬 실용적입니다. 먼저 회사 기본정보를 확정하고, 그다음 등기용 법인설립서류를 만들고, 등기 완료 후 사업자등록 서류를 이어서 준비하는 흐름입니다. 이 순서만 지켜도 같은 내용을 여러 번 고치는 일이 줄어듭니다.
개인적으로는 엑셀이나 메모장에 상호, 본점, 자본금, 1주 금액, 발행주식 수, 주주별 주식 수, 임원 이름, 사업목적을 먼저 적어두는 방식을 좋아합니다. 그 한 장이 기준표가 되면 정관을 작성할 때도, 주주명부를 볼 때도, 사업자등록신청서를 채울 때도 덜 흔들립니다.
법인설립은 서류가 많아서 어려워 보이지만, 실제로는 같은 정보를 여러 기관 양식에 맞춰 반복해서 확인하는 과정에 가깝습니다. 내 회사의 기본값을 단단히 잡아두면 절반은 이미 지나온 셈이고, 애매한 업종이나 현물출자처럼 특수한 사정이 있을 때만 법무사나 세무사에게 짧게 확인해도 훨씬 안정적으로 진행할 수 있습니다.
