얼마 전 지인이 작은 온라인 쇼핑몰 법인을 만들겠다고 서류를 모으는데, 생각보다 헷갈리는 지점이 많다고 하더라고요. 사업 아이템은 이미 정해졌는데 정관, 잔고증명서, 취임승낙서 같은 이름이 줄줄이 나오니 괜히 어려워 보였던 거죠. 사실 법인설립서류는 순서대로 나누면 꽤 단순해집니다. 먼저 회사 정보를 정하고, 그다음 등기 서류를 만들고, 등기가 끝난 뒤 사업자등록 서류를 챙기는 흐름입니다.
먼저 정해야 서류가 만들어지는 것들
법인설립서류를 바로 출력하려고 하면 막히는 경우가 많습니다. 서류보다 먼저 정해야 하는 정보가 있기 때문입니다. 특히 주식회사 기준으로는 상호, 본점 주소, 사업목적, 자본금, 1주의 금액, 발행할 주식 수, 발기인과 임원 구성이 먼저 잡혀야 합니다.
예를 들어 자본금 1,000만 원짜리 1인 법인을 만든다면 1주의 금액을 1만 원으로 하고 총 1,000주를 발행하는 식으로 맞출 수 있습니다. 이 숫자가 정관, 주식인수증, 잔고증명서, 주주명부에 이어서 들어갑니다. 그래서 처음부터 숫자를 자주 바꾸면 서류 전체를 다시 고치는 일이 생깁니다.
- 상호: 같은 관할 안에 같은 상호가 있는지 확인
- 본점 주소: 임대차계약서 주소와 등기 주소가 맞아야 함
- 사업목적: 통신판매업, 소프트웨어 개발업처럼 구체적으로 작성
- 자본금: 실제 납입 가능한 금액으로 설정
- 임원 구성: 이사, 대표이사, 감사 선임 여부 결정
등기할 때 많이 쓰는 법인설립서류
가장 많이 보는 형태는 자본금 10억 원 미만의 소규모 주식회사 발기설립입니다. 이 경우에는 정관과 의사록 공증이 면제되는 경우가 많고, 주금납입보관증명서 대신 은행 잔고증명서를 쓰는 방식도 가능합니다. 다만 회사 형태나 설립 방식이 달라지면 필요한 서류도 달라질 수 있습니다.
기본적으로 등기소에 들어가는 서류는 회사가 실제로 만들어졌다는 사실을 증명하는 묶음이라고 보면 됩니다. 대표자가 누구인지, 주식은 누가 인수했는지, 자본금은 들어왔는지, 임원이 취임에 동의했는지를 각각 다른 서류로 확인하는 구조입니다.
- 법인설립등기신청서
- 정관
- 발기인총회의사록 또는 발기인결정서
- 주식인수증과 주식발행사항동의서
- 잔고증명서 또는 주금납입보관증명서
- 이사와 감사의 조사보고서
- 임원 취임승낙서
- 임원의 개인 인감증명서와 주민등록초본 또는 등본
- 법인인감신고서와 법인인감도장
- 등록면허세 납부확인서와 등기신청수수료 납부내역
- 대리인이 진행할 경우 위임장
여기서 자주 틀리는 부분은 날짜입니다. 잔고증명서는 자본금이 입금된 뒤 발급해야 하고, 조사보고서나 의사록의 날짜 흐름도 자연스러워야 합니다. 예를 들어 돈이 들어오기 전에 이사가 자본금 납입을 확인했다는 식으로 보이면 보정이 나올 수 있습니다.
자본금 10억 미만이면 달라지는 부분
소규모 법인을 만들 때는 자본금 10억 원 미만인지가 꽤 중요합니다. 온라인 법인설립시스템과 상법 안내를 기준으로 보면, 자본금 10억 원 미만 주식회사는 이사를 1명이나 2명으로 둘 수 있고 감사를 두지 않는 형태도 가능합니다. 혼자 시작하는 법인이라면 이 부분 때문에 서류가 조금 가벼워집니다.
또 발기설립이라면 정관이나 의사록 인증 부담이 줄어드는 경우가 많습니다. 물론 현물출자, 특수한 재산 양수, 복잡한 투자 구조가 들어가면 이야기가 달라집니다. 단순히 대표 1명, 현금 자본금, 일반 업종으로 시작하는 법인과 투자자 여러 명이 참여하는 법인은 같은 법인설립서류라고 해도 난이도가 꽤 다릅니다.
잔고증명서에서 조심할 점
잔고증명서는 대표자나 발기인 명의 계좌에 자본금을 넣은 뒤 은행에서 발급받는 서류입니다. 보통 발급일 당일에는 계좌 출금이 제한될 수 있어 일정에 여유를 두는 편이 좋습니다. 그리고 잔고증명서 금액은 정관과 주식인수증에 적힌 자본금과 맞아야 합니다. 1,000만 원 법인인데 잔고증명서가 999만 원이면 당연히 문제가 됩니다.
등기 후 사업자등록 서류까지 이어서 챙기기
등기가 끝났다고 바로 영업 준비가 끝나는 건 아닙니다. 법인은 사업장마다 사업 개시일부터 20일 안에 사업자등록을 신청해야 합니다. 홈택스나 세무서를 통해 진행할 수 있고, 업종에 따라 인허가 서류가 먼저 필요한 경우도 있습니다. 음식점, 여행업, 건설업, 통신판매업처럼 별도 신고나 허가가 붙는 업종은 순서를 꼭 확인해야 합니다.
- 사업자등록신청서
- 법인등기사항증명서
- 정관 사본
- 주주명부
- 법인인감증명서
- 대표자 신분증
- 사업장 임대차계약서 사본
- 인허가 업종이면 허가증, 신고증, 등록증
실제로는 세무서 담당자가 업종과 사업장 형태에 따라 추가 확인을 요구할 수 있습니다. 공유오피스나 자택 주소를 쓰는 경우에는 업종과 임대차 형태를 더 꼼꼼히 봅니다. 온라인 판매처럼 사무실 방문이 적은 업종도 계약서상 사용 목적이 맞는지 확인하는 편이 마음 편합니다.
서류 준비 순서는 이렇게 잡으면 편합니다
처음 준비한다면 서류 이름을 외우기보다 순서를 잡는 게 낫습니다. 회사 기본사항 결정, 자본금 입금, 잔고증명서 발급, 등기 서류 작성, 등록면허세와 수수료 납부, 등기 신청, 사업자등록 신청 순서로 보면 흐름이 보입니다. 법인설립서류는 하나씩 따로 노는 종이가 아니라 같은 정보를 여러 장에서 확인하는 방식이라, 앞에서 정한 내용이 뒤까지 계속 이어집니다.
개인적으로는 상호와 사업목적을 가장 먼저 여유 있게 잡는 쪽이 좋다고 봅니다. 상호는 등기 전에 바뀌면 로고나 명함을 다시 손봐야 하고, 사업목적은 너무 좁게 쓰면 나중에 추가 등기를 해야 할 수 있습니다. 처음부터 완벽할 필요는 없지만, 적어도 1년 안에 할 가능성이 있는 사업은 자연스럽게 담아두는 편이 실무에서 덜 번거롭습니다.
법인설립서류는 이름만 보면 딱딱하지만, 결국 회사의 첫 신분증을 만드는 과정에 가깝습니다. 숫자와 날짜, 주소만 서로 맞게 잡아도 보정 가능성이 확 줄어듭니다. 혼자 진행하든 전문가에게 맡기든 이 기본 흐름을 알고 있으면 설명을 들을 때도 훨씬 덜 막막합니다.
