모두 잡스입니다. 오늘은 비서 직업의 하는 일 | 업무 | 자격요건 | 연봉 | 월급 | 실수령액 | 필요 전공 학력 등 전반적으로 알아보도록 하겠습니다.
비서 직업소개
안내·고객상담·통계·비서·사무보조 및 기타 사무원으로 상사가 보다 능률적으로 최대한의 업무성과를 올릴 수 있도록 일정을 계획·관리·조정하며, 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌합니다.
수행직무
상사의 일정을 계획하고, 외부에서 걸려오는 전화를 신속히 판단하여 적절한 조치를 취하거나 다른 담당자에게 연결하며, 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌합니다.
상사의 일정관리, 문서작성 및 각종 자료정리, 대내외 행사준비, 관련기관과의 연락사항 전달, 사무실 정리정돈, 전화수신, 발신담당, 내방객 접대, 외부심부름, 자료복사 등 조력업무를 수행합니다.
우편물이나 서류 보관, 각종 자료의 정리 및 문서 작성, 전화 응답, 회의 소집 연락, 외부손님 내왕 시 차 접대 등의 업무를 수행합니다.
외부에서 걸려오는 많은 전화를 신속히 판단하여 적절히 조치를 취하거나 다른 담당자에게 연결합니다.
필요한 자료를 추출, 기록, 정리, 분류하고 브리핑하기도 합니다.
필수조건
일반적으로 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되며, 대기업이나 외국계 회사에서는 대졸 이상의 학력이 요구됩니다. 관련 정규교육 과정으로 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있습니다. 관련 학과에 진학하면 정보 및 사무 관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육과 외국어교육 등을 체계적으로 받을 수 있습니다. 컴퓨터 활용능력과 어학 실력을 갖추면 취업에 더욱 유리하며, 외국계 기업에 근무하기 위해서는 관련 언어로 문서 작성과 회화를 할 수 있어야 합니다.
향후 5년간 비서의 고용은 현 상태를 유지하는 수준이 될 것으로 전망됩니다. 비서는 기업체 임원이나 경영진을 보좌하는 역할을 수행하기 때문에, 일반적으로 기업체의 비서는 경영전략에 따른 임원감축여부에 따라 고용에 직접적인 영향을 많이 받는다. 또한 많은 기업들이 경영효율화를 위해 정규직으로 채용하기 보다는 파견직(아웃소싱)이나 비정규직으로 채용하는 경우가 많아 경기불황 시 신규고용 감소뿐만 아니라 기존 고용인원 중에서도 우선 구조조정대상이 될 가능성이 크다. 기술이 발달하면서 비서들이 수행하던 일정관리 등을 스마트폰의 일정관리, 명함관리 애플리케이션 등을 사용하여 임원진 스스로 하는 등, 일정관리나 예약 등의 단순업무는 시스템에 의해 대체됨으로써 비서의 고용감소를 가져오는 요인으로 작용할 것으로 보입니다. 하지만 비서는 조직의 의사결정권자인 임원, 혹은 조직원의 업무를 보좌함으로써 조직의 생산성과 성과를 향상하는데 기여하는 직업이고, 특히 사람과 사람간의 업무를 다룬다는 특징이 있으므로 첨단기술발전이 단순업무를 중심으로 일정부분 대체한다고 하더라도 완전한 대체는 어려울 것으로 보입니다. 기존의 1 : 1비서가 아닌 팀단위의 업무를 지원하는 팀비서, 1인 CEO 비서 등 일반비서의 형태가 다양해지고, 이들은 기존의 비서업무 이외에 경영지원, 사무행정, 회계 등을 함께 수행하기도 하며 업체에 따라서는 채용 단계에서부터 융복합업무를 수행할 수 있는 비서인력을 채용하기도 합니다. 산업이 고도화, 전문화되면서 비서도 특정분야의 전문성을 가진 비서를 중심으로 고용할 것으로 보여 전문비서의 고용은 상대적으로 늘어날 것으로 전망됩니다. 대형병원, 회계 및 법무법인 등에서 의료비서, 법률비서, 회계비서 등을 비롯해 특정산업이나 외국계업체 등 특정 전문분야에 역량을 가진 전문비서의 수요가 늘어날 것으로 보입니다. 또한 보안이나 안전 문제로 인해 경호비서의 수요도 증가할 수 있습니다. 계약직, 파견직 등 비정규직의 고용형태가 많은 직업 특성 상 전문성을 쌓지 않으면 경력개발에 한계가 있기도 하다. 따라서 전체조직을 이해하는 장점을 가진 비서로서의 경력을 살려 홍보, 인사 등 여타의 경영지원부서에서 일하기도 하므로 경력개발이 필요하며 전문비서 역시 해당분야의 전문성뿐만 아니라 정보관련 테크놀로지 수용 및 사용능력, 외국어능력 등을 기르기 위한 자기개발 노력이 필요하다.
조사년도
일자리전망률
일자리전망
2021년
0%
증가
2021년
0%
다소 증가
2021년
53%
유지
2021년
37%
다소 감소
2021년
10%
감소
직업 관련 업무 분석
직업에 따른 업무 대내외적 역량을 수치화하여 분석한 자료입니다.
업무수행능력 중요도 (직업 내)
중요도
업무수행능력
설명
3.9
사람 파악
타인의 반응을 파악하고 왜 그렇게 행동하는지 이해한다
3.8
시간 관리
자신의 시간과 다른 사람의 시간을 관리한다
3.7
듣고 이해하기
다른 사람들이 말하는 것을 집중해서 듣고 상대방이 말하려는 요점을 이해하거나 적절한 질문을 한다
업무수행능력 중요도(직업 간)
중요도
업무수행능력
설명
94
시간 관리
자신의 시간과 다른 사람의 시간을 관리한다
93
사람 파악
타인의 반응을 파악하고 왜 그렇게 행동하는지 이해한다
81
서비스 지향
다른 사람들을 돕기 위해 적극적으로 노력한다
업무수행능력 수준 (직업내)
중요도
업무수행능력
설명
4.5
사람 파악
타인의 반응을 파악하고 왜 그렇게 행동하는지 이해한다
4.5
듣고 이해하기
다른 사람들이 말하는 것을 집중해서 듣고 상대방이 말하려는 요점을 이해하거나 적절한 질문을 한다
4.4
읽고 이해하기
업무와 관련된 문서를 읽고 이해한다
지식중요도 (직업내)
중요도
지식중요도
설명
3.8
사무
워드 프로세스, 문서처리 및 기타 다른 사무절차에 관한 지식
3.3
영어
영어를 읽고, 쓰고, 듣고 말하는데 필요한 지식
3.2
고객서비스
고객에게 서비스를 제공하는데 필요한 지식(고객의 욕구평가, 고객의 만족도 평가, 서비스 기준 설정 등)
지식중요도 (직업 간)
중요도
지식중요도
설명
97
사무
워드 프로세스, 문서처리 및 기타 다른 사무절차에 관한 지식
92
영어
영어를 읽고, 쓰고, 듣고 말하는데 필요한 지식
86
국어
맞춤법, 작문법, 문법에 관한 지식
지식수준 (직업 내)
중요도
지식수준
설명
4.7
사무
워드 프로세스, 문서처리 및 기타 다른 사무절차에 관한 지식
4.4
영어
영어를 읽고, 쓰고, 듣고 말하는데 필요한 지식
4.4
고객서비스
고객에게 서비스를 제공하는데 필요한 지식(고객의 욕구평가, 고객의 만족도 평가, 서비스 기준 설정 등)
지식수준 (직업 간)
중요도
지식수준
설명
95
사무
워드 프로세스, 문서처리 및 기타 다른 사무절차에 관한 지식
92
영어
영어를 읽고, 쓰고, 듣고 말하는데 필요한 지식
92
통신
전화기, 네트워크, 방송 등의 통신기기를 조작하고 통제하는데 필요한 지식
업무환경 (직업내)
중요도
업무환경
설명
4.8
실내 근무
실내에서 근무하는 빈도
4.7
전화 대화하기
업무 수행하면서 전화로 대화하는 정도
4.7
사람들과 직접 접촉
다른 사람과 전화, 대면, 전자메일 등으로 접촉하는 빈도
성격 - 직업 내 비교
중요도
업무활동명
설명
4.7
꼼꼼함
사소한 부분까지도 주의 깊고 업무를 철저히 완수한다
4.6
정직성
솔직하고 도덕적이다
4.6
신뢰성
믿을 수 있고, 자신이 맡은 책무를 완수한다
성격 - 직업 간 비교
중요도
업무활동명
설명
98
자기통제
매우 어려운 상황에서도 공격적 행동을 보이지 않고 분노를 통제하며 심리적 평정을 유지한다
98
정직성
솔직하고 도덕적이다
97
꼼꼼함
사소한 부분까지도 주의 깊고 업무를 철저히 완수한다
흥미 - 직업 내 비교
중요도
업무활동명
설명
4.2
관습형(Conventional)
자료에 대한 명확하고, 질서정연하며 체계적인 조작을 필요로 하는 활동들을 선호하고, 모호하고, 자유스러우며, 탐색적이고, 체계적이지 않은 활동들을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 사무적이고 계산적인 능력을 획득하게 하는 반면에 예술적인 능력에서는 결함을보여줍니다.
3.6
사회형(Social)
다른 사람들을 훈련시키고, 발달시키고, 치료해주기 위한 활동들을 선호하고, 자료나 도구 혹은 기계를 포함하는 명확하고 체계적인 활동을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 사회적 및 교육적 능력에서의 능력을 획득하게 하는 반면에 조작, 기계, 농경, 전기 및 기술적인 능력들에서는 결함을 보여준다
3.2
진취형(Enterprising)
조직적인 목표나 경제적인 이익을 얻기 위한 다른 사람과의 상호작용 활동을 선호하고, 관찰적이고, 상징적이며, 체계적인 활동을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 리더십, 대인관계 능력 및 설득적인 능력을 획득하게 하는 반면에 과학적인 능력에서 결함을 보여줍니다.
흥미 - 직업 간 비교
중요도
업무활동명
설명
99
관습형(Conventional)
자료에 대한 명확하고, 질서정연하며 체계적인 조작을 필요로 하는 활동들을 선호하고, 모호하고, 자유스러우며, 탐색적이고, 체계적이지 않은 활동들을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 사무적이고 계산적인 능력을 획득하게 하는 반면에 예술적인 능력에서는 결함을보여줍니다.
79
사회형(Social)
다른 사람들을 훈련시키고, 발달시키고, 치료해주기 위한 활동들을 선호하고, 자료나 도구 혹은 기계를 포함하는 명확하고 체계적인 활동을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 사회적 및 교육적 능력에서의 능력을 획득하게 하는 반면에 조작, 기계, 농경, 전기 및 기술적인 능력들에서는 결함을 보여준다
69
진취형(Enterprising)
조직적인 목표나 경제적인 이익을 얻기 위한 다른 사람과의 상호작용 활동을 선호하고, 관찰적이고, 상징적이며, 체계적인 활동을 싫어하는 경향이 있습니다. 이러한 경향성은 리더십, 대인관계 능력 및 설득적인 능력을 획득하게 하는 반면에 과학적인 능력에서 결함을 보여줍니다.
가치관 - 직업 내 비교
중요도
업무활동명
설명
3.7
이타
남을 위해 봉사할 수 있습니다.
3.6
신체활동
업무시 신체활동을 많이 하지 않아도 됩니다.
3.3
개인지향
여러 사람과 어울려 일하기보다는 혼자 일할 수 있습니다.
가치관 - 직업 간 비교
중요도
업무활동명
설명
86
신체활동
업무시 신체활동을 많이 하지 않아도 됩니다.
74
이타
남을 위해 봉사할 수 있습니다.
62
개인지향
여러 사람과 어울려 일하기보다는 혼자 일할 수 있습니다.
업무중요도 - 직업 내 비교
중요도
업무활동명
설명
3.9
상사, 동료, 부하직원과 소통
상사, 동료, 부하직원에게 정보를 서면, 이메일 또는 직접 전달하기 활동 중요도
3.6
조직 외부인과 소통
조직 외부인에게 회사를 대표해서 직접 이야기하거나, 전화, 서면, 이메일로 정보를 전달하기 활동 중요도
3.1
대인관계 유지
다른 사람들과 건설적이고 협조적인 업무 관계를 맺고, 오랫동안 유지하기 활동 중요도
업무중요도 - 직업 간 비교
중요도
업무활동명
설명
99
상사, 동료, 부하직원과 소통
상사, 동료, 부하직원에게 정보를 서면, 이메일 또는 직접 전달하기 활동 중요도
91
조직 외부인과 소통
조직 외부인에게 회사를 대표해서 직접 이야기하거나, 전화, 서면, 이메일로 정보를 전달하기 활동 중요도
75
행정, 관리 업무
서류 작업, 정보 파일 보관과 같은 일상적인 행정, 관리 업무 하기 활동 중요도
업무활동 - 직업 내 비교
중요도
업무활동명
설명
4.8
상사, 동료, 부하직원과 소통
상사, 동료, 부하직원에게 정보를 서면, 이메일 또는 직접 전달하기 활동 수준
4.5
조직 외부인과 소통
조직 외부인에게 회사를 대표해서 직접 이야기하거나, 전화, 서면, 이메일로 정보를 전달하기 활동 수준
4.0
대인관계 유지
다른 사람들과 건설적이고 협조적인 업무 관계를 맺고, 오랫동안 유지하기 활동 수준
업무활동 - 직업 간 비교
중요도
업무활동명
설명
95
상사, 동료, 부하직원과 소통
상사, 동료, 부하직원에게 정보를 서면, 이메일 또는 직접 전달하기 활동 수준
92
조직 외부인과 소통
조직 외부인에게 회사를 대표해서 직접 이야기하거나, 전화, 서면, 이메일로 정보를 전달하기 활동 수준
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