얼마 전 지인이 급하게 발표 자료를 만들어야 한다며 PPT 파일을 보내왔는데, 내용은 꽤 좋은데 슬라이드가 너무 빽빽해서 읽는 사람 입장에서는 어디를 봐야 할지 조금 막막했습니다. 사실 PPT는 디자인 감각보다 순서와 덜어내기가 먼저입니다. 예쁜 템플릿을 고르는 데 1시간을 쓰는 것보다, 말하려는 내용을 10분만 잘 나눠도 훨씬 보기 편한 자료가 됩니다.
PPT를 잘 만든다는 건 모든 슬라이드를 화려하게 꾸민다는 뜻이 아닙니다. 발표자가 말할 내용과 청중이 화면에서 봐야 할 내용을 구분하는 쪽에 가깝습니다. 화면은 길 안내판처럼 짧고 선명해야 하고, 자세한 설명은 발표자가 입으로 채워주는 편이 훨씬 자연스럽습니다.
PPT를 만들기 전에 먼저 할 일
바로 파워포인트를 켜기보다 종이나 메모장에 전체 흐름부터 잡는 게 좋습니다. 10장짜리 발표라면 보통 시작 1장, 문제 제기 2장, 해결 방법 3장, 근거 2장, 다음 행동 1장 정도로 나누면 크게 흔들리지 않습니다. 회사 보고서라면 배경, 현재 상황, 문제, 선택지, 제안 순서가 무난하고, 학교 발표라면 주제 소개, 사례, 비교, 내 의견 순서가 편합니다.
이때 슬라이드 제목을 문장처럼 써두면 작업 속도가 빨라집니다. 예를 들어 제목을 단순히 매출 현황이라고 쓰는 대신 3분기 매출은 전년보다 18% 늘었습니다처럼 쓰는 식입니다. 그러면 본문에는 그 말을 뒷받침하는 그래프나 숫자만 남기면 됩니다.
- 발표 시간 5분이면 5~7장 정도가 적당합니다.
- 슬라이드 1장에는 주장 1개만 담는 편이 보기 좋습니다.
- 본문 문장은 3줄을 넘기지 않는 쪽이 읽기 쉽습니다.
- 숫자가 있다면 문장보다 표나 그래프로 보여주는 편이 낫습니다.
슬라이드 디자인은 3가지만 잡아도 충분합니다
초보자가 PPT에서 가장 많이 헤매는 부분이 색, 글자, 배치입니다. 그런데 이 세 가지를 전부 잘하려고 하면 시간이 오래 걸립니다. 우선 글자 크기부터 맞추는 게 현실적입니다. 발표용 화면이라면 제목은 32~40pt, 본문은 22~28pt 정도가 무난합니다. 회의실 뒤쪽에서 봐도 읽히는지를 기준으로 잡으면 됩니다.
색은 많이 쓰지 않는 게 오히려 세련돼 보입니다. 기본 글자는 검정이나 진한 회색, 강조색은 파랑이나 초록처럼 1가지 계열만 쓰면 충분합니다. 빨강은 경고나 감소처럼 의미가 있을 때만 쓰면 더 강하게 보입니다. 근데 강조색이 4개, 5개로 늘어나면 청중은 무엇이 중요한지 놓치기 쉽습니다.
배치는 왼쪽 위부터 생각하면 쉽습니다
사람은 보통 왼쪽 위에서 오른쪽 아래로 화면을 읽습니다. 그래서 중요한 제목과 숫자는 위쪽에 두고, 설명은 아래쪽에 배치하면 자연스럽습니다. 도형을 많이 넣는 것보다 여백을 확보하는 편이 훨씬 깔끔합니다. 슬라이드 가장자리에서 1cm 정도 안쪽에 내용을 두면 답답함이 줄어듭니다.
사진을 넣을 때도 비슷합니다. 사진을 작게 여러 장 넣는 것보다 한 장을 크게 쓰고, 옆에 짧은 설명을 붙이는 편이 전달력이 좋습니다. 제품 소개 PPT라면 제품 이미지를 화면의 50% 이상 차지하게 두는 것도 괜찮습니다. 보는 사람이 실제 대상을 바로 떠올릴 수 있기 때문입니다.
글을 줄이면 발표가 더 편해집니다
많은 사람이 PPT에 발표 대본을 그대로 넣습니다. 그 마음은 이해됩니다. 빠뜨릴까 봐 불안하니까요. 하지만 화면에 문장이 너무 많으면 발표자는 읽게 되고, 청중도 읽느라 발표를 덜 듣게 됩니다. 이럴 때는 문장을 단어 묶음으로 바꾸면 좋습니다.
예를 들어 고객 문의가 늘어나고 있으며, 특히 배송 관련 문의가 전체의 절반 가까이를 차지하고 있습니다라는 문장이 있다면 슬라이드에는 고객 문의 증가, 배송 문의 48%처럼 남기는 방식입니다. 나머지 설명은 말로 하면 됩니다. 같은 내용이어도 훨씬 단단해 보입니다.
- 긴 문장은 숫자와 키워드로 바꿉니다.
- 세부 설명은 발표 노트에 넣습니다.
- 비슷한 항목은 3개 단위로 묶습니다.
- 중요한 숫자는 굵게 하거나 크게 배치합니다.
표와 그래프는 목적에 맞게 고르면 됩니다
PPT에서 표와 그래프를 넣을 때는 예쁘게 만드는 것보다 무엇을 비교할지 먼저 생각해야 합니다. 여러 항목의 크기를 비교한다면 막대그래프가 편합니다. 시간에 따른 변화를 보여주려면 꺾은선그래프가 낫습니다. 구성 비율은 원그래프를 많이 쓰지만, 항목이 5개를 넘으면 오히려 읽기 어려워져서 막대그래프가 더 깔끔할 때가 많습니다.
표는 숫자를 정확히 보여줄 때 좋습니다. 다만 표 안에 선이 너무 많으면 복잡해 보입니다. 중요한 행만 색을 살짝 넣고, 소수점은 필요한 만큼만 남기면 읽기 편합니다. 12.347%처럼 자세한 숫자가 꼭 필요하지 않다면 12.3%나 12%로 보여줘도 충분한 경우가 많습니다.
비교 자료는 전후를 나란히 두면 강합니다
개선안이나 제안서를 만들 때는 이전 상태와 바뀐 상태를 나란히 놓는 방식이 잘 먹힙니다. 왼쪽에는 현재 문제, 오른쪽에는 개선 후 모습을 두면 청중이 차이를 바로 이해합니다. 이때 문장을 길게 쓰기보다 비용 20% 감소, 처리 시간 3일 단축처럼 숫자로 보여주면 설득력이 올라갑니다.
마지막 점검은 읽기보다 보기로 합니다
PPT를 다 만들고 나면 처음부터 끝까지 소리 내어 발표해보는 게 가장 좋습니다. 5분 발표 자료인데 연습해보니 9분이 걸린다면 슬라이드가 많거나 설명이 긴 것입니다. 반대로 시간이 너무 짧다면 근거가 부족할 수 있습니다. 실제 발표 시간보다 10~20% 정도 여유가 있으면 현장에서 덜 급해집니다.
또 하나는 화면을 작게 줄여서 보는 방법입니다. 슬라이드 목록 화면에서 전체를 훑었을 때 제목만 읽어도 흐름이 이어지면 꽤 잘 만든 자료입니다. 반대로 어떤 장은 글자가 크고 어떤 장은 너무 작다면 통일감이 떨어져 보일 수 있습니다. 폰트, 제목 위치, 강조색만 맞춰도 완성도가 눈에 띄게 올라갑니다.
개인적으로 PPT는 잘 꾸민 문서라기보다 발표자를 덜 긴장하게 해주는 장치에 가깝다고 생각합니다. 화면에 모든 걸 담으려는 욕심을 조금 내려놓고, 청중이 지금 봐야 할 것만 남기면 자료도 편해지고 말하는 사람도 훨씬 여유로워집니다.
