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얼마 전 정비소에서 받은 부품 목록과 거래처 가격표를 대조하는데, 부품번호를 하나씩 찾으려니 생각보다 시간이 오래 걸렸습니다. 이런 작업은 엑셀 vlookup을 쓰면 훨씬 수월해집니다. 번호를 기준으로 다른 표에서 가격이나 품명을 가져올 수 있거든요. 처음에는 수식 안의 숫자와 FALSE가 낯설지만, 각각 무슨 역할인지 알면 어렵지 않습니다.
두 표에서 공통으로 쓰는 값을 먼저 찾기
VLOOKUP은 한 표의 값을 다른 표 첫 번째 열에서 찾고, 같은 행에 있는 정보를 가져오는 함수입니다. 예를 들어 주문 목록에는 부품번호와 수량이 있고, 가격표에는 부품번호·부품명·차종·단가가 있다고 해보죠. 두 표에 공통으로 들어 있는 부품번호가 연결 고리입니다.
여기서 중요한 조건이 있습니다. 가격표에서 찾으려는 부품번호가 선택한 범위의 맨 왼쪽 열에 있어야 합니다. 가격표가 A열 부품번호, B열 부품명, C열 차종, D열 단가 순서라면 A열부터 범위를 잡으면 됩니다. 반대로 단가가 부품번호보다 왼쪽에 있다면 VLOOKUP으로 그 값을 바로 가져올 수 없습니다. 표의 열 순서를 바꾸거나 다른 함수를 써야 합니다.
부품번호처럼 고유한 값을 기준으로 삼는 편이 안전합니다. '에어필터' 같은 품명은 차종이나 제조사에 따라 여러 번 등장할 수 있습니다. 중복된 값을 찾으면 VLOOKUP은 위에서 처음 만난 행의 결과를 반환하므로, 같은 이름의 다른 부품 가격이 표시될 수 있습니다.
단가를 가져오는 수식 직접 넣기
주문 목록의 A2 셀에 부품번호가 있고, 가격표의 A2:D101 범위에 부품번호부터 단가까지 들어 있다면 단가를 표시할 셀에 =VLOOKUP(A2,$A$2:$D$101,4,FALSE)를 입력합니다. A2는 찾을 부품번호, $A$2:$D$101은 가격표 범위, 4는 그 범위의 네 번째 열인 단가를 뜻합니다. 마지막 FALSE는 부품번호가 정확히 같은 행만 찾겠다는 설정입니다.
예를 들어 A2가 P-104이고 가격표에서 P-104가 있는 행의 단가가 28,000원이라면 수식 결과는 28000입니다. 셀을 원화 표시 형식으로 바꾸면 금액을 읽기 편해집니다. 수식의 4는 엑셀 시트의 D열이라는 뜻이 아니라, 선택한 범위 안에서 왼쪽부터 센 네 번째 열이라는 뜻입니다. 범위를 B열부터 잡았다면 네 번째 열은 E열이 됩니다.
달러 기호는 수식을 아래로 복사할 때 가격표 범위가 움직이지 않도록 고정합니다. A2에는 달러 기호를 넣지 않았으므로 다음 행에서는 A3, 그다음 행에서는 A4를 찾습니다. 이 차이를 놓치면 첫 행은 맞는데 아래쪽 결과가 틀어지기 쉽습니다. 품명도 가져오고 싶다면 같은 수식에서 열번호만 2로 바꾸면 됩니다.
값이 안 나올 때 확인할 세 가지
#N/A가 뜨면 먼저 주문 목록의 부품번호가 가격표에 실제로 있는지 확인합니다. 눈으로 보기에는 같아도 한쪽에 공백이 붙어 있거나, 한쪽은 숫자이고 다른 쪽은 문자로 저장돼 있으면 일치하지 않을 수 있습니다. 부품번호 앞의 0이 중요한 경우에는 특히 주의해야 합니다. 숫자로 입력된 00124는 124로 바뀔 수 있기 때문입니다.
다음으로 범위의 시작 열을 봅니다. 찾을 부품번호가 범위의 맨 왼쪽에 없으면 원하는 행을 찾지 못합니다. #REF!가 나온다면 지정한 열번호가 범위의 열 개수보다 큰지 확인하세요. A:D는 네 열인데 열번호를 5로 입력한 경우가 대표적입니다.
FALSE를 빠뜨리지 않았는지 봅니다. 생략하면 정확히 일치하는 값만 찾는 방식이 아니어서, 정렬 상태에 따라 예상과 다른 값이 나올 수 있습니다. 부품번호나 차량 식별 코드처럼 한 글자 차이가 중요한 데이터에는 FALSE를 명시하는 습관이 좋습니다.
가격표가 바뀔 때 놓치기 쉬운 점
VLOOKUP으로 연결해 두면 가격표의 단가를 수정했을 때 주문 목록의 결과도 갱신됩니다. 다만 새 부품이 가격표 101행 아래에 추가됐는데 수식 범위가 $A$2:$D$101로 끝난다면 그 부품은 검색 대상에 들어가지 않습니다. 자료가 계속 늘어난다면 범위를 넉넉히 잡거나, 가격표를 엑셀 표로 만들어 데이터가 추가될 때 참조 범위를 관리하는 편이 편합니다.
오류를 빈칸으로 숨기려고 IFERROR를 바로 씌우는 경우도 많습니다. 화면은 깔끔해지지만, 신규 부품이 가격표에서 빠졌다는 사실까지 가려질 수 있습니다. 견적이나 발주에 쓰는 파일이라면 먼저 #N/A가 난 행을 확인하고 누락 원인을 처리하는 게 안전합니다. 자동차 부품 가격처럼 작은 조회 오류가 실제 금액 차이로 이어지는 작업에서는, 수식 한 줄보다 기준이 되는 부품번호와 가격표를 정확히 관리하는 일이 더 중요하다고 생각합니다.
