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얼마 전 주문 명단을 엑셀로 확인하다가 같은 주문번호가 두 번 들어간 걸 뒤늦게 발견했어요. 행이 몇 개 없을 때는 눈으로 찾을 수 있지만, 수십 줄만 넘어가도 놓치기 쉽죠. 엑셀 중복값 색 표시 방법을 알아두면 값을 지우기 전에 어떤 항목이 겹치는지 먼저 확인할 수 있습니다.
조건부 서식으로 중복값에 색 넣기
가장 간단한 방법은 엑셀의 조건부 서식을 쓰는 거예요. 예를 들어 A열에 주문번호가 있고, A1에는 ‘주문번호’라는 제목이 있으며 실제 데이터가 A2부터 A100까지 있다고 해볼게요.
- A2부터 A100까지 선택합니다. 제목 셀인 A1은 선택하지 않습니다.
- 상단의 ‘홈’ 탭에서 ‘조건부 서식’을 누릅니다.
- ‘셀 강조 표시 규칙’에서 ‘중복 값’을 선택합니다.
- 창에서 ‘중복’을 선택하고 원하는 색 서식을 고른 뒤 ‘확인’을 누릅니다.
같은 주문번호가 두 번 들어 있다면 두 셀 모두 색이 칠해집니다. 예를 들어 A3과 A17에 똑같이 ‘ORD102’가 있다면 A3과 A17이 함께 표시되는 식이에요. 색만 입히는 기능이라 원래 데이터는 삭제되지 않습니다. 입력한 값을 바꾸면 표시 결과도 다시 계산됩니다.
여기서 선택 범위가 중요해요. 주문번호만 비교하려는데 A열부터 D열까지 통째로 선택하면 이름이나 날짜처럼 다른 열의 값까지 검사 대상에 들어갑니다. 특정 열의 중복을 찾고 싶다면 그 열의 데이터 셀만 선택하는 편이 정확합니다.
처음 나온 값은 두고 두 번째부터 표시하려면
기본 ‘중복 값’ 규칙은 같은 값이 있는 셀을 모두 칠합니다. 그런데 명단을 위에서 아래로 확인할 때는 처음 나온 항목은 그대로 두고, 두 번째부터 색을 넣고 싶을 때가 있죠. 이럴 땐 수식으로 규칙을 만들면 됩니다.
A2:A100을 선택한 상태에서 ‘홈 → 조건부 서식 → 새 규칙’으로 들어가 ‘수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정’을 선택하세요. 수식 입력 칸에는 =AND(A2<>"",COUNTIF($A$2:A2,A2)>1)을 넣고 ‘서식’에서 채우기 색을 지정합니다.
이 수식은 A2부터 현재 행까지 같은 값이 몇 번 나왔는지 셉니다. 첫 등장일 때는 1이므로 색이 없고, 두 번째부터는 2 이상이 되어 색이 들어가요. 앞부분의 A2<>"" 조건은 빈 셀에 색이 칠해지는 일을 막아줍니다. 데이터가 A3부터 시작한다면 수식의 시작 행도 A3으로 바꿔야 합니다.
예를 들어 A2에 ‘김민지’, A8에 ‘박서준’, A15에 다시 ‘김민지’가 있다면 A15만 표시됩니다. 어느 항목을 먼저 입력했는지 구분하고 싶을 때 유용해요.
중복된 항목이 있는 행 전체에 색 넣기
주문번호 하나만 빨갛게 보이면 그 주문의 고객명이나 금액을 확인할 때 시선을 옮겨야 하죠. A열은 주문번호, B열은 고객명, C열은 주문일, D열은 금액인 표라면 행 전체를 칠하는 방법이 더 편합니다.
먼저 A2:D100을 선택하고 ‘조건부 서식 → 새 규칙 → 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정’을 엽니다. 수식은 =AND($A2<>"",COUNTIF($A$2:$A$100,$A2)>1)로 입력한 다음 색을 정하면 됩니다.
수식의 $A2는 각 행에서 A열의 주문번호를 보겠다는 뜻입니다. COUNTIF의 $A$2:$A$100은 비교할 범위를 고정해요. 따라서 A열의 값이 중복이면 그 행의 A열부터 D열까지 같은 색이 들어갑니다. 반대로 주문번호는 같아도 고객명까지 같을 때만 표시해야 한다면 비교 조건이 달라지므로, 무엇을 중복으로 볼지 먼저 정하는 게 좋아요.
색이 예상과 다를 때 확인할 곳
분명 같은 값인데 색이 다르게 보인다면 우선 선택 범위를 확인해 보세요. 규칙이 A2:A50에만 적용돼 있다면 A51에 입력한 값은 검사되지 않습니다. ‘홈 → 조건부 서식 → 규칙 관리’에서 적용 대상 범위를 확인하고 필요한 만큼 늘릴 수 있어요.
겉보기에는 같아도 셀 안에 공백이 섞였을 수 있습니다. 예를 들어 ‘서울’과 앞에 공백이 들어간 ‘ 서울’은 입력 내용이 다릅니다. 이런 경우 해당 셀의 수식 입력줄을 확인하고 불필요한 공백을 바로잡아야 합니다. 숫자처럼 보이는 값이 실제로는 문자로 저장된 경우도 있으니, 결과가 이상하면 셀의 내용과 형식을 함께 확인하는 편이 좋습니다.
색이 너무 많아져 다시 설정하고 싶다면 해당 범위를 선택한 뒤 ‘조건부 서식 → 규칙 관리’에서 해당 규칙을 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 중복값에 색을 입히는 작업은 특히 원본을 검토할 때 편해요. 먼저 겹치는 이유를 확인하고, 정말 필요 없는 행인지 판단한 다음 데이터를 손보는 게 마음도 편합니다.
