엑셀 피벗테이블 필터로 원하는 숫자만 보는 방법

얼마 전 월별 매출표를 보는데, 피벗테이블에 숫자는 잘 모였지만 특정 지점의 실적만 찾으려니 눈이 바쁘더라고요. 이럴 때 엑셀 피벗테이블 필터를 쓰면 원본 데이터를 지우거나 새 표를 만들지 않고도 필요한 결과만 볼 수 있습니다. 어디에 필터를 거느냐에 따라 쓰임새가 조금 달라서, 자주 쓰는 방법부터 차근차근 익히면 편합니다.

표 전체를 한 조건으로 좁히는 보고서 필터

예를 들어 원본 표에 날짜, 지점, 상품, 매출액 열이 있다고 해볼게요. 피벗테이블의 행에는 상품, 값에는 매출액 합계를 넣으면 상품별 매출이 나옵니다. 여기서 지점별 결과를 번갈아 보고 싶다면 오른쪽 피벗테이블 필드 목록의 ‘지점’을 ‘필터’ 영역으로 끌어다 놓습니다.

피벗테이블 위쪽에 지점 선택 칸이 생깁니다. 화살표를 눌러 ‘서울’을 고르면 상품별 매출이 서울 지점 기준으로 바뀌죠. 다른 지점이 궁금하면 같은 자리에서 선택만 바꾸면 됩니다. 보고서 필터는 표 전체에 공통 조건을 걸 때 잘 맞습니다. 담당자별 실적표에서 담당자 한 명씩 확인하는 경우도 비슷합니다.

여러 지점을 함께 보고 싶다면 필터 목록에서 ‘여러 항목 선택’을 켜고 필요한 지점을 체크합니다. 다만 선택한 지점이 많아지면 지금 어떤 조건을 보고 있는지 놓치기 쉬워요. 숫자를 공유하기 전에는 피벗테이블 위에 표시된 필터 항목을 한 번 더 확인하는 편이 좋습니다.

행과 열의 항목을 골라 표시하는 방법

보고서 필터를 따로 만들지 않아도 행 레이블이나 열 레이블 옆 화살표로 항목을 고를 수 있습니다. 상품이 30개인데 생활용품 3개만 비교하고 싶다면 화살표를 누르고 ‘모두 선택’을 해제한 뒤 필요한 상품만 체크하면 됩니다. 목록이 길면 필터 창의 검색 칸에 상품명을 입력하는 것도 빠릅니다.

이름이나 숫자를 기준으로 거르는 기능도 있습니다. ‘레이블 필터’는 항목 이름을 조건으로 삼습니다. 상품명이 ‘세트’로 끝나는 항목을 찾는 식이죠. ‘값 필터’는 집계된 숫자를 기준으로 삼습니다. 상품별 매출액 합계가 100만 원 이상인 항목만 표시하거나 상위 10개 항목을 보는 데 쓸 수 있습니다.

여기서 헷갈리기 쉬운 점이 하나 있어요. 값 필터의 기준은 원본 표의 개별 거래 금액이 아니라 피벗테이블에 계산된 값입니다. 상품별 매출액 ‘합계’를 넣었다면 합계를 기준으로, ‘평균’을 넣었다면 평균을 기준으로 거릅니다. 같은 ‘100만 원 이상’이라도 값 영역에 무엇을 넣었는지에 따라 결과가 달라지는 이유입니다.

자주 바꾸는 조건은 슬라이서와 타임라인으로

회의 중에 지점이나 상품군을 계속 바꿔야 한다면 드롭다운을 반복해서 여는 게 번거롭습니다. 피벗테이블 안의 셀을 클릭한 다음 ‘피벗 테이블 분석’에서 ‘슬라이서 삽입’을 선택해 지점 필드를 고르면, 화면에 지점별 단추가 생깁니다. 단추를 누를 때마다 결과가 바로 바뀌고 현재 선택한 항목도 눈에 잘 들어옵니다.

날짜를 자주 바꾸는 표라면 ‘타임라인 삽입’이 유용합니다. 날짜 필드를 선택하면 연도, 분기, 월, 일 단위로 기간을 옮겨가며 볼 수 있어요. 예를 들어 올해 1분기와 2분기 매출을 번갈아 확인할 때 날짜 목록을 일일이 체크하는 수고가 줄어듭니다. 날짜 열이 문자로 저장되어 있으면 타임라인에서 날짜 필드로 다루기 어려울 수 있으니 원본의 셀 형식도 확인하세요.

슬라이서로 지점을 고른 상태에서 행 레이블의 상품까지 거르면 두 조건이 함께 적용됩니다. 화면에 상품이 갑자기 몇 개만 남았다면 슬라이서와 행·열 필터를 모두 확인하는 게 좋습니다. 여러 피벗테이블을 같은 슬라이서로 조절하고 싶을 때는 슬라이서의 ‘보고서 연결’에서 연결할 표를 선택할 수 있습니다. 연결 가능한 표인지에 따라 목록에 보이는 항목은 달라집니다.

숫자가 예상과 다를 때 확인할 곳

필터를 바꿨는데 기대한 숫자가 안 나온다면 먼저 필터가 중복 적용됐는지 봅니다. 보고서 필터에는 서울만, 슬라이서에는 부산만 선택되어 있다면 표시할 데이터가 없을 수 있습니다. 행 레이블의 화살표에도 필터 표시가 남아 있는지 살펴보세요. 한 필드만 풀고 싶으면 해당 필드의 메뉴에서 필터를 지울 수 있고, 전체 조건을 풀려면 ‘피벗 테이블 분석’의 ‘지우기’에서 ‘필터 지우기’를 선택하면 됩니다.

원본에 새 거래를 추가했는데 피벗테이블에 보이지 않는 경우도 있습니다. 이때는 피벗테이블 안에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘새로 고침’을 해보세요. 그래도 빠진다면 피벗테이블의 원본 데이터 범위에 새 행이 포함됐는지 확인해야 합니다. 원본을 엑셀 표로 만들어 두면 행이 늘어날 때 범위를 관리하기가 한결 수월합니다.

저는 간단히 한 항목만 볼 때는 행 레이블 필터를, 여러 사람과 함께 화면을 보며 조건을 바꿀 때는 슬라이서를 씁니다. 필터 자체는 몇 번만 눌러보면 익숙해지지만, 숫자를 읽기 전 지금 걸린 조건부터 확인하는 습관이 더 오래 도움이 되더라고요.