모두
모두콘텐츠
얼마 전 20쪽짜리 보고서의 목차를 손으로 고쳤는데, 중간에 표 하나를 넣자 뒤쪽 페이지 번호가 전부 밀렸습니다. 목차를 다시 입력하는 대신 워드의 자동 목차를 쓰면 이런 수고를 줄일 수 있습니다. 처음에는 ‘참조’ 메뉴부터 찾기 쉽지만, 실제로 먼저 할 일은 본문의 제목에 스타일을 붙이는 것입니다.
제목 스타일을 먼저 적용하세요
워드는 글씨가 크거나 굵다는 이유만으로 목차 항목을 알아보지 않습니다. 각 제목에 ‘제목 1’, ‘제목 2’ 같은 스타일이 지정돼 있어야 문서의 구조를 읽습니다. 예를 들어 ‘1. 프로젝트 개요’에는 제목 1, 그 아래 ‘1.1 진행 일정’에는 제목 2를 적용하면 목차에서도 두 항목의 깊이가 달라집니다.
- 큰 장 제목을 클릭하고 ‘홈’ 탭의 ‘스타일’에서 ‘제목 1’을 선택합니다.
- 장 안의 소제목에는 ‘제목 2’를, 더 작은 항목이 꼭 필요할 때만 ‘제목 3’을 적용합니다.
- 본문 문장이나 단순히 강조한 문구는 일반 본문 스타일로 둡니다.
제목 전체를 드래그하지 않아도 해당 문단 안에 커서를 두고 스타일을 선택할 수 있습니다. 제목 모양이 마음에 들지 않는다고 굵게 표시만 하고 넘어가면 목차에는 나타나지 않아요. 스타일을 적용한 뒤 글꼴과 크기를 문서에 맞게 바꾸는 편이 낫습니다. 같은 수준의 제목을 한꺼번에 수정해야 한다면 스타일 자체를 수정하면 됩니다.
저는 이 단계에서 제목의 높낮이도 한번 확인합니다. ‘준비물’과 ‘작업 순서’가 같은 급이면 둘 다 제목 2여야 합니다. 한쪽만 제목 1로 지정하면 목차가 만들어져도 구조가 어색해 보입니다. 제목 3까지 무조건 쓰기보다, 짧은 문서는 제목 1과 제목 2만 쓰는 편이 읽기 쉽습니다.
자동 목차를 넣는 순서
제목 스타일을 붙였다면 목차가 들어갈 위치에 커서를 놓습니다. 보통 표지 다음, 본문 시작 전입니다. 그런 다음 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 누르고 ‘자동 목차’ 형식을 선택합니다. 워드가 제목과 페이지 번호를 읽어 목차를 만듭니다. 문서가 3쪽이든 30쪽이든 넣는 방법은 같습니다.
- 표지와 본문 사이에 목차용 공간을 마련합니다.
- 목차를 표시할 위치에 커서를 둡니다.
- ‘참조 → 목차’에서 자동 목차를 선택합니다.
- 표시된 항목과 페이지 번호가 본문과 맞는지 확인합니다.
여기서 ‘수동 목차’를 고르면 보기에는 비슷해도 제목 변경 사항이 자동으로 반영되지 않습니다. 문서를 계속 고칠 예정이라면 자동 목차를 고르는 게 편합니다. 목차 항목을 직접 클릭해 이름을 바꾸는 것도 피하는 편이 좋습니다. 나중에 목차를 갱신하면 직접 고친 내용이 다시 바뀔 수 있으니, 제목은 본문에서 수정하세요.
제목이나 페이지가 바뀌었을 때
자동 목차를 넣었다고 편집 내용이 화면에 즉시 반영되는 것은 아닙니다. 본문에 표나 그림을 추가해 페이지가 밀렸다면 목차를 클릭한 뒤 ‘목차 업데이트’를 실행합니다. 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 업데이트 메뉴를 찾을 수도 있습니다. 이때 워드는 ‘페이지 번호만 업데이트’와 ‘전체 목차 업데이트’ 중 하나를 고르게 합니다.
제목 문구는 그대로이고 쪽수만 달라졌다면 페이지 번호만 갱신하면 됩니다. 새 장을 넣었거나 제목을 바꾸고, 제목 2를 제목 1로 조정했다면 전체 목차를 갱신하세요. 예를 들어 ‘작업 순서’를 ‘파일 변환 순서’로 바꾼 경우에는 전체 목차를 선택해야 새 이름이 나타납니다.
목차를 넣은 뒤 문서 앞에 한 페이지를 더 삽입했다면 페이지 번호가 연달아 바뀔 수 있습니다. 그래서 저는 작업 중간에 숫자를 일일이 맞추지 않고, 본문 편집을 끝낸 다음 한 번 갱신합니다. PDF로 저장하거나 인쇄하기 직전에도 다시 확인하면 오래된 쪽수가 남는 일을 줄일 수 있습니다.
목차가 비거나 엉뚱한 문장이 들어갈 때
가장 흔한 원인은 제목처럼 보이는 문장에 실제 제목 스타일이 적용되지 않은 경우입니다. 빠진 항목의 본문으로 돌아가 해당 문단을 클릭하고 ‘홈 → 스타일’에서 알맞은 제목 수준을 지정한 다음 전체 목차를 갱신합니다. 반대로 평범한 문장이 목차에 들어갔다면 그 문단에 제목 스타일이 잘못 붙었는지 확인하세요.
목차의 깊이가 지나치게 복잡할 때는 제목 수준부터 손보는 게 빠릅니다. 한두 문장짜리 작은 항목까지 제목 3으로 지정하면 목차가 본문보다 길어 보일 수 있습니다. 문서 안에서는 굵은 글씨로만 구분해도 충분한 항목인지 판단해 보세요. 페이지 번호가 맞지 않으면 먼저 목차를 갱신하고, 그다음 실제 본문의 페이지 배치가 의도한 대로인지 확인합니다.
목차의 점선이나 표시 수준을 바꾸고 싶다면 ‘참조 → 목차’의 사용자 지정 옵션을 살펴볼 수 있습니다. 다만 처음 만드는 문서라면 기본 자동 목차만으로도 충분한 경우가 많습니다. 제목 스타일을 일관되게 붙이고 편집을 마친 뒤 갱신하는 습관이, 목차 모양을 오래 만지는 것보다 시간을 더 아껴줍니다.
