파워포인트 템플릿 만들기 마스터부터 저장하는 방법

얼마 전 PC 오류 해결 과정을 설명하는 슬라이드를 만들다가 제목 위치와 글꼴을 장마다 다시 맞춘 적이 있습니다. 열 장쯤 만들고 나니 내용을 쓰는 시간보다 서식을 고치는 시간이 더 길더군요. 그때 필요한 건 예쁜 표지 한 장이 아니라, 새 슬라이드를 추가해도 같은 규칙이 따라오는 템플릿이었습니다.

먼저 자주 쓰는 슬라이드 세 가지를 고릅니다

파워포인트 템플릿 만들기를 시작할 때 색부터 고르면 나중에 틀을 다시 손보게 됩니다. 제가 PC 설정이나 오류 해결 자료를 만들 때는 표지, 설명, 비교 슬라이드부터 생각합니다. 표지에는 주제와 날짜, 설명 슬라이드에는 제목과 본문, 비교 슬라이드에는 설정 전후 화면이나 측정값이 들어갑니다. 실제로 쓸 장면을 먼저 정해야 그림과 글이 차지할 공간도 잡힙니다.

빈 프레젠테이션을 열고 디자인 → 슬라이드 크기에서 비율을 확인합니다. 화면 공유나 일반 모니터 발표가 목적이라면 저는 와이드스크린 16:9를 주로 씁니다. 출력물이 중심이라면 사용할 종이와 배포 방식에 맞춰 크기를 먼저 정합니다. 슬라이드를 다 만든 뒤 비율을 바꾸면 이미지와 텍스트 상자의 배치를 다시 확인해야 합니다.

슬라이드 마스터에는 공통 규칙을 넣습니다

보기 → 슬라이드 마스터를 열면 왼쪽 맨 위에 큰 축소판이 있고, 그 아래에 여러 레이아웃이 달려 있습니다. 맨 위가 슬라이드 마스터입니다. 여기에는 대부분의 슬라이드에서 반복할 배경, 글꼴, 기본 색처럼 공통된 요소를 둡니다. 예를 들어 본문은 밝은 배경에 짙은 글자, 강조색은 한 가지로 정해 두면 장마다 분위기가 흔들리지 않습니다.

글꼴은 함께 작업할 PC에도 있는 것으로 고르는 편이 안전합니다. 내 컴퓨터에서만 설치된 글꼴을 쓰면 다른 사람의 PC에서 줄바꿈이나 표 크기가 달라질 수 있습니다. 발표용 본문은 18pt 아래로 내려가지 않는 것을 출발점으로 잡고, 실제 화면에서 읽히는지 확인합니다. Microsoft도 멀리서 보는 발표 자료에는 18pt 이상을 권장합니다. 제목은 본문보다 분명히 크게 두되, 긴 제목을 넣었을 때 두 줄까지 자연스럽게 들어오는지도 봐야 합니다.

로고를 모든 장에 보여주려면 마스터에 두는 게 편합니다. 다만 표지에는 로고를 크게, 본문에는 작게 쓰고 싶다면 각 레이아웃에서 따로 배치하는 쪽이 낫습니다. 마스터에 장식 요소를 잔뜩 넣으면 나중에 사진이나 표가 들어갈 자리가 부족해집니다. 실제로 반복해서 필요한 것만 남기는 편이 쓰기 좋았습니다.

레이아웃에는 글과 그림이 들어갈 자리를 만듭니다

마스터 아래의 레이아웃은 슬라이드 종류별 배치입니다. 표지, 제목과 본문, 좌우 비교처럼 필요한 레이아웃만 골라 손보면 됩니다. 레이아웃을 선택한 뒤 슬라이드 마스터 → 개체 틀 삽입에서 텍스트나 그림 개체 틀을 추가하고 원하는 크기로 그립니다. 작업을 마치면 마스터 보기 닫기로 돌아옵니다.

여기서 일반 텍스트 상자와 개체 틀의 차이가 큽니다. 비교 슬라이드에 평범한 텍스트 상자 두 개를 그려 놓으면 다음에 쓸 사람이 상자를 지우거나 새로 만들면서 간격이 달라지기 쉽습니다. 개체 틀로 제목과 이미지 자리를 지정하면 홈 → 레이아웃에서 해당 구성을 골라 내용을 채울 수 있습니다. 오류 화면과 해결 후 화면을 나란히 보여주는 자료라면 그림 개체 틀 두 개와 짧은 설명 칸을 두는 식입니다.

기존 슬라이드에 레이아웃을 적용한 뒤 그 레이아웃의 개체 틀 위치를 바꿨는데 화면이 그대로라면, 해당 슬라이드에서 홈 → 레이아웃을 열어 수정한 레이아웃을 다시 선택합니다. Microsoft 안내에도 편집한 레이아웃을 기존 슬라이드에 다시 적용해야 변경이 반영될 수 있다고 나옵니다. 마스터 편집이 안 보인다고 처음부터 다시 만들 필요는 없습니다.

템플릿 파일로 저장하고 새 문서에서 시험합니다

레이아웃을 다 만들었다면 파일 → 다른 이름으로 저장에서 파일 형식을 PowerPoint 템플릿(.potx)으로 선택합니다. 보통 작업 파일인 .pptx로 저장하면 디자인이 들어 있는 발표 자료가 됩니다. 반복해서 새 문서를 만들 목적이라면 .potx가 맞습니다. 새 프레젠테이션을 만들 때는 파일 → 새로 만들기의 개인 또는 사용자 지정 템플릿 항목에서 저장한 파일을 찾을 수 있습니다. 표시 이름은 PowerPoint 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.

저장으로 끝내지 말고 템플릿에서 새 문서를 하나 만들어 봅니다. 표지 제목을 길게 넣고, 본문에는 세 줄짜리 항목과 긴 문장을 섞어 넣습니다. 비교 레이아웃에는 가로세로 비율이 다른 이미지를 각각 넣어 봅니다. 제목이 장식에 겹치거나 본문이 슬라이드 밖으로 밀리면 실제 작업에서도 같은 문제가 반복됩니다. 이때 개체 틀 크기와 여백을 고쳐 두는 편이 빠릅니다.

웹용 PowerPoint에서는 슬라이드 마스터 편집 기능이 제한되므로 이 과정은 데스크톱 PowerPoint에서 하는 편이 확실합니다. 제가 오래 쓰는 템플릿도 장식이 많은 파일보다 표지, 설명, 비교 레이아웃이 안정적으로 작동하는 파일입니다. 다음 자료에서 내용을 바로 넣을 수 있다면 그때부터 시간을 아껴 주는 템플릿이 됩니다.