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얼마 전 가족의 새 노트북에 워드를 설치해 주다가 잠깐 멈칫했어요. 예전부터 쓰던 ‘오피스365’라는 이름이 화면에는 ‘Microsoft 365’로 표시되더라고요. 이름이 바뀌어도 익숙한 워드, 엑셀, 파워포인트를 쓰는 일은 비슷합니다. 다만 구독 종류와 파일 저장 위치에 따라 쓸 수 있는 기능이 달라져서, 처음 시작할 때 몇 가지만 확인하면 훨씬 편해요.
오피스365와 Microsoft 365, 같은 걸까?
개인용 오피스365를 찾는다면 현재는 Microsoft 365라는 이름을 보게 됩니다. 워드로 문서를 만들고, 엑셀로 표를 계산하고, 파워포인트로 발표 자료를 만드는 기본 용도는 그대로예요. 여기에 원드라이브를 통한 파일 저장과 공유, 여러 기기에서 이어서 작업하는 기능이 함께 묶여 있습니다.
처음부터 유료 구독을 할 필요는 없어요. 브라우저에서 간단한 문서를 작성하거나 기존 파일을 조금 고치는 정도라면 무료 웹 앱으로 먼저 사용해 볼 수 있습니다. 반면 컴퓨터에 프로그램을 설치해 자주 쓰거나, 인터넷 연결이 불안정한 곳에서도 작업해야 한다면 데스크톱 앱이 포함된 구독을 확인하는 편이 좋습니다. 같은 Microsoft 365라는 이름이 붙어 있어도 모든 요금제에 설치형 워드와 엑셀이 들어 있는 건 아니거든요.
내 사용 방식에 맞는 구독 고르기
혼자 쓰는 경우에는 개인용 요금제부터 비교하면 됩니다. 집 컴퓨터에서 보고서를 쓰다가 태블릿에서 읽고, 휴대전화로 문장을 조금 고치는 식이라면 여러 기기에서 로그인할 수 있는 점이 유용해요. 다만 실제로 동시에 사용할 수 있는 기기 수와 저장 공간은 선택한 요금제의 현재 안내를 확인해야 합니다.
가족이 함께 쓴다면 가족용을 살펴볼 만합니다. 여기서 중요한 건 계정을 하나로 돌려 쓰는 방식이 아니라, 각자 자기 계정으로 이용한다는 점이에요. 예를 들어 부모의 가계부와 자녀의 과제 파일을 서로 다른 원드라이브 공간에 보관할 수 있습니다. 비용을 나눠 내는 것도 좋지만, 개인 파일이 섞이지 않는다는 점이 실생활에서는 더 크게 느껴질 수 있어요.
회사나 학교에서 받은 계정이 있다면 개인용을 결제하기 전에 제공 범위를 확인하세요. 조직에서 이미 사용 권한을 부여했을 수 있습니다. 다만 회사 계정에 저장한 파일은 조직의 관리 정책을 따르므로, 개인 사진이나 사적인 문서를 보관할 계정과는 구분하는 게 편합니다. 설치 버튼이 보이지 않을 때도 요금제를 바로 바꾸기보다 먼저 계정의 사용 권한을 확인하는 편이 정확해요.
설치와 로그인에서 자주 막히는 부분
설치할 때 가장 흔한 실수는 구독에 연결된 계정과 다른 계정으로 로그인하는 거예요. 개인 메일 계정으로 결제했는데 워드에서는 회사 계정으로 로그인하면 사용 권한이 없다고 나올 수 있습니다. 먼저 구독에 연결된 Microsoft 계정을 확인하고, 설치 후 워드나 엑셀을 처음 열 때 같은 계정으로 로그인하면 됩니다.
- 워드나 엑셀의 계정 화면에서 로그인한 계정이 맞는지 확인합니다.
- 회사·학교 계정이라면 설치형 앱 사용 권한이 포함됐는지 확인합니다.
- 여러 계정을 쓴다면 새 파일을 저장할 때 원드라이브 위치가 개인용인지 업무용인지 살핍니다.
예전에 만든 파일을 열어 작업할 때는 파일 형식도 한 번 보는 게 좋아요. 오래된 문서 형식에서는 일부 최신 기능이 제한될 수 있습니다. 중요한 원본이라면 사본을 만든 뒤 현재 형식으로 저장해서 작업하면 마음이 놓입니다.
원드라이브 저장과 공유를 익혀두기
오피스365를 쓰면서 차이가 크게 느껴지는 순간은 파일을 다른 기기에서 열 때예요. 집 컴퓨터에서 작성한 문서를 원드라이브에 저장해 두면 외출 중에도 같은 계정으로 찾아볼 수 있습니다. 파일 이름에 ‘최종’, ‘진짜최종’을 계속 붙이며 옮겨 다닐 일이 줄어드는 셈이죠.
자동 저장은 저장 위치를 꼭 확인해야 합니다. Microsoft의 안내에 따르면 Microsoft 365 앱의 자동 저장은 원드라이브나 셰어포인트에 저장한 파일에서 작동합니다. 컴퓨터 바탕화면에만 둔 파일까지 똑같이 자동 저장된다고 생각하면 곤란해요. 작업 화면의 자동 저장 표시를 확인하고, 중요한 문서는 중간에 저장 상태를 한 번 더 살피는 습관이 좋습니다.
다른 사람과 함께 고칠 문서는 파일을 여러 번 첨부해 보내기보다 공유 기능이 편할 때가 많아요. 모임 회비를 엑셀로 관리한다면 담당자에게는 편집 권한을, 내역만 확인할 사람에게는 보기 권한을 주는 식입니다. 공유 대상을 고를 때는 ‘링크가 있는 모든 사람’으로 열려 있지 않은지도 확인하세요. 나중에 잘못 고친 부분을 되돌려야 한다면 버전 기록이 도움이 될 수 있습니다.
저는 처음 쓰는 사람에게 기능을 한꺼번에 익히기보다, 자주 쓰는 문서 하나를 원드라이브에 저장하고 휴대전화에서 다시 열어보라고 권해요. 그 한 번의 경험으로 계정, 저장 위치, 동기화가 어떻게 이어지는지 감이 옵니다. 오피스365를 편하게 쓰는 출발점도 결국 내 파일이 어디에 있고 누가 볼 수 있는지 아는 데 있다고 생각해요.
