구글시트 함수 엑셀 차이 헷갈릴 때 옮기는 방법

얼마 전 구글시트로 만든 주문 목록을 엑셀로 옮겼는데, 숫자는 그대로인데 결과표 일부가 비어 있었습니다. 수식을 열어 보니 QUERY와 ARRAYFORMULA가 들어 있더군요. 구글시트 함수 엑셀 차이는 함수 이름 몇 개를 외우는 것보다, 그 수식이 무슨 일을 하는지 먼저 확인하면 훨씬 쉽게 풀립니다.

먼저 같은 이름의 함수부터 확인하기

SUM, IF, COUNTIF처럼 자주 쓰는 함수는 두 프로그램에서 대체로 비슷하게 작동합니다. 예를 들어 B열의 금액을 합치는 =SUM(B2:B100)은 그대로 가져가도 이해하기 쉽습니다. 다만 수식이 같아 보여도 날짜가 문자로 들어왔거나 숫자에 공백이 섞여 있으면 결과가 달라질 수 있습니다. 수식만 고치기 전에 원본 셀의 값과 표시 형식을 함께 확인하는 이유입니다.

조회 함수도 무조건 새로 쓸 필요는 없습니다. =XLOOKUP(F2,A2:A100,C2:C100,"없음")처럼 A열에서 F2의 값을 찾아 C열 값을 가져오는 식은 구글시트와 지원되는 엑셀 버전에서 비슷하게 쓸 수 있습니다. 하지만 Microsoft 안내에 따르면 엑셀 2016과 2019에는 XLOOKUP이 없습니다. 상대방이 오래된 엑셀을 쓴다면 VLOOKUP이나 INDEX와 MATCH 조합을 고려해야 합니다.

QUERY는 엑셀에서 작업별로 바꿔 쓰기

구글시트의 QUERY는 한 수식 안에서 열 선택, 조건 지정, 정렬을 함께 처리합니다. 주문표 A열이 상품명, B열이 담당자, C열이 금액이라면 =QUERY(A1:C100,"select A, C where C > 10000",1)로 금액이 1만 원을 넘는 행의 상품명과 금액만 뽑을 수 있습니다. 마지막의 1은 첫 행을 제목 행으로 취급한다는 뜻입니다.

엑셀에는 QUERY와 이름과 방식이 같은 기본 함수가 없습니다. 조건에 맞는 행만 필요하다면 =FILTER(A2:C100,C2:C100>10000)부터 써 보면 됩니다. 이 식은 A부터 C열까지 반환하므로, 상품명과 금액 두 열만 필요하면 결과에서 B열을 빼거나 필요한 열을 선택하는 수식을 추가해야 합니다. 정렬까지 필요하면 SORT를 함께 쓰고, 반복해서 받는 큰 파일이라면 엑셀의 Power Query로 데이터를 불러와 가공하는 편이 관리하기 편합니다.

여기서 자주 놓치는 부분이 제목 행입니다. 구글시트 QUERY에 제목 행을 포함해 놓고 엑셀 FILTER 범위는 2행부터 잡으면 결과의 첫 줄이 달라 보입니다. 옮긴 뒤에는 조건에 맞는 행 수와 첫 번째 결과값을 원본과 대조해 두는 게 안전합니다.

ARRAYFORMULA와 자동으로 퍼지는 결과 구분하기

구글시트에서 =ARRAYFORMULA(IF(A2:A100="","",B2:B100*C2:C100))을 쓰면 A열이 빈 행은 비워 두고, 나머지 행에는 수량과 단가를 곱한 값이 아래로 채워집니다. 엑셀 Microsoft 365나 엑셀 2021 이후 버전에서는 동적 배열 수식으로 여러 셀에 결과를 펼칠 수 있습니다. 같은 작업이라면 =IF(A2:A100="","",B2:B100*C2:C100)을 빈 영역의 첫 셀에 넣어 결과를 확인하면 됩니다.

그런데 결과가 퍼질 자리에 값이나 병합 셀이 있으면 엑셀에는 #SPILL! 오류가 뜰 수 있습니다. 수식 자체를 바꾸기 전에 출력될 범위를 비워 보세요. 반대로 예전 엑셀에서는 동적 배열 지원이 달라 같은 방식으로 표시되지 않을 수 있으니, 공유할 파일이라면 받는 사람의 버전까지 확인하는 편이 좋습니다.

파일을 옮긴 뒤에는 세 곳만 대조하기

제가 파일을 넘겨받으면 대표 수식 하나, 결과 건수, 날짜나 금액이 들어간 셀 하나를 먼저 봅니다. 예를 들어 주문 80건 중 1만 원 초과가 23건이었다면 변환한 파일에서도 23건인지 확인합니다. 이어 첫 행과 마지막 행의 금액을 비교하면 범위가 한 줄씩 밀린 실수도 찾기 쉽습니다.

IMPORTRANGE처럼 다른 구글시트 문서에서 값을 가져오는 함수는 파일만 내려받아서는 연결 방식이 그대로 유지되지 않을 수 있습니다. 이런 셀은 현재 값이 필요한지, 앞으로도 원본 변경을 반영해야 하는지 먼저 결정해야 합니다. 한 번 제출할 문서라면 값으로 붙여 넣는 방식이 간단하고, 계속 갱신할 표라면 엑셀에서 원본 데이터를 가져오는 경로를 따로 마련하는 편이 낫습니다.

구글시트와 엑셀을 오갈 때 가장 시간을 아끼는 순간은 오류가 난 셀을 하나씩 붙잡는 때가 아니라, 수식이 맡았던 일을 알아낸 때였습니다. 조회인지, 조건 추출인지, 여러 행 계산인지 구분하면 바꿔야 할 수식도 금방 좁혀집니다.