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메일로 받은 PDF에서 날짜 하나만 고치면 되는데, 열어 보니 글자가 눌리지 않을 때가 있습니다. 그럴 때 편집 프로그램을 검색하면 후보가 끝없이 나오죠. 제가 먼저 확인하는 건 프로그램 이름보다 ‘기존 글자를 바꿀지, 빈칸에 새 글자를 넣을지’입니다. 이 둘은 필요한 기능이 다릅니다.
먼저 편집할 부분을 구분하기
PDF 편집은 크게 세 가지로 나뉩니다. 신청서 빈칸에 이름을 쓰거나 서명을 넣는 작업, 이미 적힌 문장을 고치는 작업, 페이지를 합치거나 순서를 바꾸는 작업입니다. 형광펜과 메모 기능이 있다고 해서 기존 문장까지 수정할 수 있는 건 아닙니다. 무료 pdf 편집 프로그램을 고를 때 이 차이를 먼저 보면 설치를 여러 번 반복할 일이 줄어듭니다.
파일을 열고 글자 부분을 마우스로 드래그해 보세요. 글자가 선택되면 기존 텍스트를 편집할 가능성이 있습니다. 페이지 전체가 한 장의 사진처럼 잡히면 스캔 문서일 수 있습니다. 이때는 글자 편집 기능만 눌러서는 해결되지 않고 문자 인식 기능이 필요합니다.
빈칸 작성과 서명은 기본 도구부터
맥이라면 기본 앱인 미리보기로 시작하는 편이 빠릅니다. PDF 양식의 입력 칸을 클릭해 내용을 쓰고, 칸이 없는 문서에는 텍스트 상자를 얹을 수 있습니다. 서명도 트랙패드나 카메라 등을 이용해 만들어 넣을 수 있죠. 애플 안내에 따르면 미리보기에서는 기존 PDF 문장 자체를 고칠 수는 없습니다. 오탈자 수정이 목적이라면 다른 도구가 필요합니다.
예를 들어 한 장짜리 동의서에 이름과 서명만 넣는다면 별도 프로그램 설치까지 갈 이유가 적습니다. 작업 전 원본을 복사해 두고 복사본에 작성하세요. 저장한 뒤에는 파일을 다시 열어 서명 위치와 입력 내용이 그대로 보이는지 확인하는 게 좋습니다. 받는 사람의 PDF 뷰어에서 모양이 달라지는 일을 미리 발견할 수 있습니다.
기존 문장을 고쳐야 한다면 PDFgear
계약서 초안의 날짜나 안내문의 연락처처럼 이미 들어간 글자를 바꿔야 한다면 PDFgear 데스크톱 앱이 후보입니다. PDFgear 안내에 따르면 설치형 앱은 기존 텍스트의 수정과 삭제를 지원합니다. 반면 브라우저 편집기는 텍스트 상자를 추가할 수 있어도 기존 글자를 직접 바꾸는 기능은 제공하지 않습니다. 같은 서비스라도 웹과 설치형의 기능이 다르니 이 부분을 확인해야 합니다.
방법은 원본을 복사한 뒤 데스크톱 앱에서 PDF를 열고, 텍스트 편집 기능으로 해당 문장을 선택해 수정하는 순서입니다. 저장 후에는 수정한 줄뿐 아니라 그 앞뒤 줄도 확대해서 보세요. PDF는 만든 프로그램과 글꼴에 따라 문장 간격이 달라질 수 있어 짧은 수정에도 줄이 어긋날 수 있습니다. 수정할 문장이 많다면 원본 문서 파일을 받아 거기서 고친 뒤 PDF로 다시 내보내는 편이 수월할 때도 있습니다.
페이지 합치기와 압축은 PDF24 Creator
윈도에서 여러 파일을 한 묶음으로 만들거나 페이지 순서를 바꾸는 작업이 많다면 PDF24 Creator가 편합니다. PDF24 안내에 따르면 무료 설치형 프로그램이며 오프라인에서 병합, 분할, 페이지 이동, 회전, 압축 등을 할 수 있습니다. 설치형 Creator는 윈도용입니다. 맥에서 같은 이름의 웹 도구를 사용할 수는 있지만, 웹 도구는 파일 처리 방식이 다르므로 문서 내용을 확인하고 선택하는 게 좋습니다.
저라면 스캔한 영수증 12장을 제출용 PDF 하나로 만들 때, 먼저 페이지를 날짜순으로 배열하고 필요 없는 빈 페이지를 뺀 다음 압축합니다. 압축을 먼저 하면 뒤에서 페이지를 바꿀 때 결과를 다시 확인해야 하거든요. 압축 후에는 파일 크기만 보지 말고 작은 글씨와 도장이 읽히는지도 확인하세요. 화면에서는 괜찮아 보여도 인쇄하면 흐릿해지는 경우가 있습니다.
스캔 PDF는 문자 인식을 한 번 더
종이 문서를 촬영하거나 스캔해 만든 PDF는 글자가 이미지로 들어 있을 수 있습니다. 이 경우 문자 인식, 즉 OCR을 실행하면 검색하거나 복사할 수 있는 텍스트를 만들 수 있습니다. PDF24 Creator는 OCR로 텍스트 층이 있는 PDF를 만들 수 있고, PDFgear도 스캔 문서의 글자를 추출하는 기능을 안내합니다. 다만 ‘검색 가능한 PDF 만들기’와 ‘인식한 글자를 자유롭게 고치기’는 다른 작업입니다. 수정까지 필요하다면 편집 가능한 문서로 변환한 뒤 내용을 확인하는 편이 안전합니다.
특히 한글 문서에서는 숫자 0과 영문 O, 받침과 띄어쓰기를 직접 확인해야 합니다. 견적서 금액이나 계좌번호처럼 한 글자 오류가 큰 문서라면 원본 이미지와 수정본을 나란히 놓고 대조하세요. 제가 도구를 고를 때도 기능 목록보다 마지막 검수까지 편하게 할 수 있는지가 더 중요합니다.
