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얼마 전 지인이 받은 견적서를 열어 달라고 했는데, 파일은 엑셀이었고 노트북에는 오피스가 설치돼 있지 않았습니다. 내용만 확인하면 되는 상황이라 유료 프로그램부터 찾을 필요는 없었죠. 무료 오피스 뷰어를 고를 때는 프로그램 이름보다 파일 확장자와 사용 목적을 먼저 보는 편이 빠릅니다.
파일 확장자를 먼저 확인하세요
파일 이름 끝의 .docx, .xlsx, .pptx는 각각 워드 문서, 엑셀 통합 문서, 파워포인트 발표 자료입니다. 국내에서 자주 받는 .hwp와 .hwpx는 한글 문서이고요. 같은 ‘문서 파일’이어도 한 프로그램이 모든 형식을 똑같이 잘 보여주지는 않습니다. 파일이 열리는 것과 표, 글꼴, 페이지 구성이 원본처럼 보이는 것도 별개의 문제입니다.
특히 계약서나 제출 서류처럼 화면에 보이는 모양이 중요한 문서는 열자마자 첫 페이지만 확인하지 마세요. 표가 이어지는 페이지, 서명란, 머리말과 쪽 번호까지 확인해야 합니다. 글꼴이 컴퓨터에 없거나 문서에 복잡한 개체가 들어 있으면 무료 프로그램에서 줄바꿈이나 표 너비가 달라질 수 있습니다. 상대에게 PDF 파일도 함께 요청할 수 있다면 최종 모양을 확인하기가 한결 수월합니다.
워드·엑셀·파워포인트는 웹에서 간편하게
마이크로소프트는 계정으로 로그인하면 웹용 Word, Excel, PowerPoint를 무료로 사용할 수 있다고 안내합니다. 문서를 가끔 받는 사람이라면 별도 프로그램을 설치하지 않고 브라우저에서 열어 볼 수 있다는 점이 편합니다. 견적서의 금액을 확인하거나 발표 자료의 슬라이드를 훑어보는 정도라면 좋은 출발점입니다. 파일을 열기 위해 계정 로그인과 온라인 사용이 필요하다는 점은 미리 생각해야 합니다.
이미 구글 드라이브를 쓰고 있다면 파일을 올려 미리 볼 수도 있습니다. 구글 안내에 따르면 드라이브는 마이크로소프트 오피스 파일의 열람을 지원하고, 필요하면 문서·스프레드시트·프레젠테이션 편집기로 열 수 있습니다. 다만 ‘보기’만 하려던 파일을 편집기로 열어 수정하면 원본에 변경 사항이 저장될 수 있습니다. 받은 문서를 보관해야 한다면 먼저 사본을 만들어 두는 편이 안전합니다.
웹용 도구에는 기능 차이도 있습니다. 예를 들어 마이크로소프트 안내에 따르면 웹용 Excel에서는 VBA 매크로를 실행할 수 없습니다. 매크로가 들어 있는 장부나 복잡한 계산 파일이라면 숫자가 보인다는 이유만으로 모든 기능이 작동한다고 판단하면 곤란합니다. 중요한 합계와 수식 결과는 파일을 만든 사람에게도 확인하는 것이 좋습니다.
한글 파일은 한컴오피스 뷰어를 확인하세요
공공기관 서식이나 학교 안내문처럼 .hwp, .hwpx 파일을 자주 받는다면 한컴오피스 뷰어가 실용적입니다. 한컴의 제품 안내에는 두 형식이 지원 목록에 들어 있습니다. 윈도 운영체제용 뷰어는 워드·스프레드시트·프레젠테이션 형식도 함께 지원하므로 여러 종류의 첨부파일을 열어야 할 때 선택지가 됩니다.
여기서 ‘무료’의 범위를 확인해야 합니다. 한컴 안내에 따르면 개인이 비상업적 목적으로 사용하는 뷰어는 무료로 내려받아 사용할 수 있지만, 기업이나 단체의 사용에는 별도 승인이 필요합니다. 회사 컴퓨터에 설치할 프로그램을 찾는 중이라면 개인용 무료 안내만 보고 설치하지 말고 해당 조직의 사용 조건을 확인하세요. 또 뷰어는 기본적으로 문서를 읽기 위한 도구입니다. 파일을 고쳐 다시 제출해야 한다면 편집 기능이 제공되는 제품이나 서비스를 따로 선택해야 합니다.
인터넷 없이 자주 열어야 한다면 설치형이 편합니다
출장 중이거나 통신 상태가 일정하지 않은 곳에서 오피스 파일을 확인한다면 설치형 프로그램이 유용합니다. 리브레오피스는 무료로 내려받을 수 있는 오피스 제품군이고, 공식 도움말은 .docx, .xlsx, .pptx 같은 마이크로소프트 오피스 형식을 열 수 있다고 안내합니다. 단순 뷰어보다 기능이 많아 문서 수정까지 필요할 때도 활용할 수 있습니다. 대신 프로그램을 설치해야 하므로 한두 개의 파일만 급히 열 때는 웹 방식이 더 간단할 수 있습니다.
업무 자료나 개인정보가 들어 있는 파일은 사용 방식도 함께 따져야 합니다. 웹 서비스를 이용하려면 파일을 온라인에 올리는 과정이 생길 수 있으니 조직의 문서 취급 규정을 먼저 확인하세요. 설치형 프로그램을 쓰더라도 처음 보는 첨부파일은 보낸 사람과 파일 이름을 확인하고, 프로그램은 제공 업체의 공식 배포 경로에서 받는 것이 좋습니다.
제 경우에는 가끔 받는 오피스 파일은 웹에서 확인하고, 한글 서식이 많으면 한컴오피스 뷰어를 쓰는 방식이 가장 덜 번거로웠습니다. 어떤 도구를 고르든 중요한 문서라면 ‘열렸다’에서 멈추지 않고 표의 숫자와 페이지 모양까지 한 번 더 확인하는 습관이 필요합니다.
