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얼마 전 열이 많은 엑셀 견적서를 PDF로 보냈다가 오른쪽 금액 열이 다음 장으로 넘어간 걸 뒤늦게 발견했습니다. 화면에서는 표가 한눈에 보였는데, PDF에서는 두 장으로 갈라져 있었죠. 엑셀 pdf 변환 가로 설정은 PDF 저장 버튼을 누르기 전에 인쇄 모양부터 잡는 게 순서입니다.
먼저 인쇄 방향을 가로로 바꾸기
엑셀에서 PDF로 만들 시트를 연 뒤 페이지 레이아웃 → 방향 → 가로를 선택합니다. 이어서 크기에서 A4처럼 받을 사람이 사용할 용지를 고릅니다. 방향은 시트별 설정이라 여러 시트를 한꺼번에 PDF로 만들 때는 각 시트의 방향도 확인해야 합니다.
여기서 바로 저장하지 말고 파일 → 인쇄를 열어 미리보기를 봅니다. 오른쪽 끝 열이 다음 페이지에 홀로 남아 있다면 가로 방향만으로는 폭이 부족한 상태입니다. 미리보기 아래의 페이지 수를 넘겨 보면서 표의 시작과 끝이 어디서 끊기는지 확인하면 수정할 지점이 빨리 보입니다.
표가 잘릴 때는 너비를 한 페이지에 맞추기
페이지 레이아웃 → 크기 조정에서 너비를 1페이지, 높이를 자동으로 설정합니다. 그러면 열은 가로 한 장에 들어오고, 행이 많으면 세로로 여러 장에 이어집니다. 예를 들어 12개 열과 80개 행이 있는 거래 내역이라면, 전체를 한 장에 우겨 넣는 것보다 이 설정이 읽기 편합니다.
인쇄 화면의 배율 메뉴에서도 ‘모든 열을 한 페이지에 맞추기’에 해당하는 옵션을 고를 수 있습니다. 메뉴 이름은 엑셀 버전에 따라 조금 다를 수 있으니, 선택 후 미리보기에서 오른쪽 열이 들어왔는지 확인하는 게 확실합니다.
‘한 페이지에 시트 맞추기’를 선택하면 행까지 한 장에 들어가지만 글자가 지나치게 작아질 수 있습니다. 특히 열이 많고 행도 긴 표에서는 PDF를 확대해야 겨우 읽히는 일이 생깁니다. 마이크로소프트의 엑셀 인쇄 안내도 너비 1페이지와 높이 자동 설정을 구분해 설명합니다. 숫자를 읽어야 하는 문서라면 페이지 수보다 글자 크기를 우선하는 편이 낫습니다.
빈 페이지나 엉뚱한 열이 나오면 인쇄 영역 확인
가로 설정과 배율을 바꿨는데도 PDF에 빈 페이지가 붙거나 필요 없는 열이 따라올 때가 있습니다. 이전에 지정한 인쇄 영역이 남아 있거나 표 밖의 셀에 값과 서식이 들어간 경우를 먼저 확인합니다.
필요한 표만 드래그해 선택한 뒤 페이지 레이아웃 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정을 누릅니다. 기존 영역이 잘못 잡혀 있다면 같은 메뉴에서 인쇄 영역 지우기를 먼저 선택합니다. 인쇄 영역은 통합 문서에 저장되므로, 예전에 다른 사람이 만든 파일일수록 이 부분을 살펴볼 만합니다.
미리보기에서 표가 너무 작다면 무조건 배율을 더 낮추지 말고 불필요한 열을 빼거나 열 너비와 여백을 조정합니다. 날짜와 금액처럼 짧은 값이 들어간 열이 유난히 넓게 잡혀 있으면 폭을 줄이는 것만으로도 페이지가 깔끔해집니다. 그래도 글자가 작다면 A3 등 더 큰 용지를 선택할 수 있지만, 받는 사람이 A4로 출력할 문서인지 먼저 생각해야 합니다.
PDF로 저장한 뒤 실제 파일까지 확인하기
미리보기가 괜찮으면 파일 → 다른 이름으로 저장에서 파일 형식을 PDF로 선택합니다. 엑셀 버전에 따라 파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기로 들어갈 수도 있습니다. 저장 옵션에서 현재 시트만 내보낼지, 통합 문서 전체를 내보낼지도 확인합니다. 시트 하나만 보낼 생각이었는데 전체 통합 문서를 선택하면 숨겨두지 않은 다른 시트까지 포함될 수 있습니다.
저장한 PDF를 직접 열어 첫 장과 마지막 장, 오른쪽 끝 열을 확인합니다. 인쇄 미리보기는 멀쩡해도 받는 사람이 볼 파일에서 글자가 너무 작거나 페이지 구분이 어색할 수 있기 때문입니다. 특히 합계 열과 비고 열은 빠져도 눈에 잘 띄지 않아 한 번 더 보는 편입니다.
제가 가장 자주 쓰는 조합은 가로 방향, 너비 1페이지, 높이 자동입니다. 표를 한 장에 담는 것보다 숫자가 편하게 읽히는 PDF를 만드는 데 이 설정이 더 잘 맞았습니다.
