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얼마 전 메신저로 받은 한글 문서를 이동 중에 PDF로 보내야 했습니다. 파일 이름 끝에 붙은 .hwp를 .pdf로 바꾸면 될 것 같지만, 그렇게 하면 이름만 달라지고 내용은 그대로입니다. 핸드폰에서 문서를 제대로 연 뒤 PDF 형식으로 저장해야 합니다.
제가 먼저 확인하는 건 파일이 열리는지, 그리고 제출용 문서인지입니다. 단순히 읽을 수 있게 보내는 파일과 표·서명 위치까지 정확해야 하는 파일은 확인할 부분이 다르거든요. 아래 순서대로 하면 안드로이드와 아이폰 모두에서 불필요한 변환 앱을 여러 개 설치할 필요가 줄어듭니다.
먼저 HWP 파일을 핸드폰에 저장하기
메신저나 이메일에 보이는 미리보기 화면에서는 저장 메뉴가 잘 안 보일 때가 있습니다. 첨부파일을 내려받아 핸드폰의 파일 앱에서 이름 끝이 .hwp인지 확인하세요. 아이폰은 파일 앱의 ‘다운로드’ 폴더, 안드로이드는 ‘내 파일’이나 ‘Files’ 앱의 ‘Download’ 폴더에서 찾는 경우가 많습니다. 저장 위치를 기억해 두면 변환한 PDF와 원본을 헷갈리지 않습니다.
파일이 .hwpx로 끝나도 당황할 필요는 없습니다. 한글 문서의 다른 형식입니다. 다만 열어 볼 앱이 해당 형식을 지원하는지는 확인해야 합니다. 압축파일 안에 문서가 들어 있다면 먼저 압축을 풀고, 문서에 암호가 걸려 있다면 암호를 입력해 열어야 합니다. 열리지 않는 상태에서 확장자만 고쳐도 변환되지는 않습니다.
한컴독스 앱에서 PDF로 저장하기
한컴독스 모바일 앱은 한글 문서를 열고 편집할 수 있습니다. 한컴의 서비스 안내에도 모바일 오피스의 무료 문서 보기와 편집이 명시돼 있어, 먼저 기본 기능을 확인하기 좋습니다. 앱을 설치한 뒤 계정으로 로그인하고, 저장해 둔 HWP 파일을 앱에서 열어 주세요. 파일 앱의 공유 메뉴에서 한컴독스를 선택해 열 수도 있습니다.
- 문서를 연 뒤 제목, 페이지 수, 표와 그림 위치를 먼저 확인합니다.
- 상단 또는 더보기 메뉴에서 ‘PDF로 저장’, ‘내보내기’ 같은 항목을 찾습니다. 앱 버전에 따라 메뉴 이름과 위치는 달라질 수 있습니다.
- 저장 위치와 파일 이름을 지정합니다. 원본과 구별되도록 ‘신청서_제출용.pdf’처럼 이름을 붙이면 편합니다.
- 완료 후 파일 앱에서 새 PDF를 다시 열어 첫 장과 마지막 장을 확인합니다.
PDF 저장 메뉴가 바로 보이지 않으면 앱의 ‘인쇄’ 메뉴도 확인해 보세요. 안드로이드는 인쇄 화면에서 프린터 대신 ‘PDF로 저장’을 선택할 수 있습니다. 아이폰은 앱이 인쇄를 지원하는 경우 인쇄 미리보기의 공유 메뉴를 통해 PDF를 파일 앱에 저장할 수 있습니다. 다만 인쇄·공유 메뉴는 앱마다 다르니, PDF 내보내기 기능이 보인다면 그쪽이 더 간단합니다.
변환한 PDF에서 꼭 볼 세 곳
파일이 만들어졌다고 바로 제출하면 아쉬운 일이 생깁니다. 특히 표가 많은 공문서나 이력서는 화면에서 멀쩡해 보여도 PDF에서 줄이 밀릴 수 있습니다. 저는 3쪽짜리 문서라면 첫 장의 제목, 표가 있는 가운데 장, 마지막 장의 서명란을 확인합니다. 페이지 수가 원본과 같은지도 같이 봅니다.
글꼴이 달라지면 줄바꿈이 바뀌고, 글상자나 이미지가 이동할 수 있습니다. 서명란이 다음 장으로 밀렸거나 표의 오른쪽 열이 잘렸다면 제출하지 말고 원본을 다시 열어 여백이나 글자 크기를 조정한 뒤 저장하는 편이 안전합니다. 화면 확대만으로 판단하기 어려우면 PDF를 가로로 돌려 표의 끝까지 보세요.
또 하나는 파일 크기입니다. 사진이 여러 장 들어간 HWP는 PDF도 꽤 커질 수 있습니다. 받는 곳에서 용량 제한을 안내했다면 저장된 PDF의 파일 정보를 확인하세요. 용량이 초과될 때는 원본에 들어간 사진 크기를 줄인 다음 다시 PDF로 만드는 것이 글자를 선명하게 유지하기 쉽습니다. 변환 사이트에 문서를 올리기 전에 원본에서 해결할 수 있는지 보는 이유이기도 합니다.
파일이 안 열리거나 모양이 달라질 때
한컴독스에서도 문서가 열리지 않는다면 먼저 다운로드가 끝났는지 확인하세요. 파일 크기가 0바이트이거나 첨부파일을 미리보기로만 열었다면 다시 내려받아야 합니다. 오래된 문서나 특수 글꼴·개체가 많은 문서는 모바일에서 표시가 달라질 수도 있습니다. 이럴 때는 작성자에게 PDF로 다시 보내 달라고 요청하는 것이 가장 빠를 때가 있습니다.
민감한 개인정보가 들어간 서류라면 이름을 모르는 무료 변환 사이트에 곧바로 업로드하지 않는 편이 좋습니다. 앱 안에서 저장하거나, 문서를 만든 사람이 PC의 한글 프로그램에서 PDF로 저장하면 원본 모양을 확인하기도 쉽습니다. 제출이 급할수록 변환 버튼보다 마지막 PDF 화면을 한 번 더 보는 습관이 시간을 아껴 줍니다.
