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얼마 전 작업 안내문을 동료에게 보냈는데, 상대는 문서를 열 수 없고 저는 분명 링크를 보냈다고 생각한 적이 있습니다. 구글 문서 공유에서 자주 헷갈리는 부분이 바로 이겁니다. 링크를 복사하는 일과 문서를 열 권한을 주는 일은 별개입니다. 컴퓨터에서 문서를 공유할 때는 먼저 누구에게 보여줄지, 그 사람이 어디까지 손댈 수 있을지를 정하면 훨씬 수월합니다.
특정 사람에게만 보내려면 이메일로 공유하기
계약서 초안이나 팀 내부 문서처럼 받는 사람이 정해져 있다면 이메일 주소를 지정하는 방식이 편합니다. 문서를 열고 오른쪽 위의 ‘공유’를 누른 뒤, ‘사용자 및 그룹 추가’ 칸에 상대 이메일 주소를 입력합니다. 이름 옆 권한을 고르고 ‘보내기’를 누르면 됩니다. 알림을 보내고 싶지 않다면 보내기 전에 알림 옵션을 끌 수 있습니다.
여기서 주소를 한 글자라도 잘못 입력하면 의도한 사람이 문서를 열지 못합니다. 저는 중요한 문서일수록 이름보다 이메일 주소 전체를 다시 확인합니다. 상대가 개인 계정과 회사 계정을 함께 쓴다면 어느 계정으로 열어야 하는지도 알려주는 편이 좋습니다.
뷰어, 댓글 작성자, 편집자 중 무엇을 고를까
- 뷰어: 문서를 읽기만 하면 될 때 사용합니다. 배포용 안내문이나 확정된 일정표에 맞습니다.
- 댓글 작성자: 원문은 그대로 두고 의견이나 수정 제안을 받고 싶을 때 적합합니다.
- 편집자: 상대가 본문을 직접 고쳐야 할 때 선택합니다. 공동 작성하는 초안에 쓰면 됩니다.
예를 들어 이력서 문구를 검토받는다면 댓글 작성자, 함께 회의록을 작성한다면 편집자가 자연스럽습니다. 단순히 읽어 달라는 문서에 편집 권한까지 줄 필요는 없습니다.
여러 사람에게 보낼 때는 링크 접근 범위 확인하기
받는 사람을 일일이 입력하기 어렵다면 공유 창 아래쪽의 ‘일반 액세스’를 확인합니다. ‘제한됨’으로 되어 있으면 링크를 받아도 별도로 권한을 받은 사람만 열 수 있습니다. 이 상태에서 ‘링크 복사’만 누르고 전달하면 상대에게 액세스 요청 화면이 뜰 수 있습니다.
링크를 받은 사람이 바로 열어야 한다면 일반 액세스를 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 바꾸고 권한을 선택한 뒤 링크를 복사합니다. 이 설정에서는 링크를 전달받은 다른 사람도 문서를 열 수 있으므로, 공개 범위를 넓혀도 되는 자료에만 쓰는 게 좋습니다. 구글 안내에 따르면 이 방식은 구글 계정에 로그인하지 않은 사람도 문서를 열 수 있습니다.
제가 행사 일정표를 배포할 때는 ‘링크가 있는 모든 사용자’와 ‘뷰어’를 함께 선택합니다. 반대로 참가자 명단이나 연락처가 들어간 문서는 사람별로 이메일을 지정합니다. 회사나 학교 계정은 관리자 정책 때문에 외부 공유 선택지가 제한될 수도 있습니다. 메뉴가 보이지 않는다면 문서 설정을 계속 바꾸기보다 계정의 공유 정책부터 확인해야 합니다.
상대가 못 열거나 수정하지 못할 때 확인할 순서
‘액세스 권한이 필요합니다’라는 메시지가 뜬다면 먼저 공유 창에서 상대 이메일이 정확한지 확인합니다. 다음으로 상대가 그 이메일 주소의 구글 계정으로 로그인했는지 확인합니다. 개인 계정으로 열어 놓고 회사 계정에 부여된 권한을 찾는 경우가 생각보다 흔합니다.
링크로 공유했다면 일반 액세스가 ‘제한됨’인지도 봅니다. 제한된 상태를 유지해야 하는 문서라면 링크 설정을 넓히는 대신 상대 이메일을 직접 추가하면 됩니다. 문서는 열리는데 수정이 안 된다면 상대 권한이 뷰어나 댓글 작성자로 설정됐을 가능성이 큽니다. 본문을 함께 고쳐야 할 때만 편집자로 바꿉니다.
공유한 폴더 안의 문서라면 폴더 권한도 살펴야 합니다. 구글 드라이브에서는 상위 폴더의 권한이 안쪽 파일에 이어질 수 있습니다. 폴더에서 이미 편집 권한을 받은 사람을 파일 하나에서 뷰어로 낮출 수는 없으므로, 접근 범위를 다르게 해야 한다면 문서를 별도 폴더로 옮겨 권한을 설정하는 편이 낫습니다.
공유를 끝낼 때 권한 회수하기
검토가 끝났다면 ‘공유’를 다시 열어 현재 접근 가능한 사람을 확인합니다. 특정 사람의 권한을 없애려면 이름 옆 권한 메뉴에서 ‘액세스 권한 삭제’를 선택하고 저장합니다. 링크 공유를 끝내려면 일반 액세스를 다시 ‘제한됨’으로 바꿉니다. 사람별로 부여한 권한과 링크 접근 범위는 각각 확인해야 빠뜨리지 않습니다.
공유 전에 저는 문서 목적을 한 문장으로 적어 봅니다. ‘세 명이 고칠 초안’이라면 세 사람만 편집자로 초대하고, ‘여럿이 읽을 안내문’이라면 링크를 열되 뷰어로 둡니다. 이렇게 목적에 맞춰 권한을 고르면 보내는 순간도, 나중에 회수하는 순간도 덜 헷갈립니다.
