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얼마 전 집에서 서류를 출력했는데, 분명 A4용지를 넣었는데도 글자가 생각보다 작게 나왔어요. 종이 크기만 맞추면 끝일 줄 알았는데 화면의 용지 설정과 인쇄 배율도 함께 봐야 하더라고요. 평소에는 비슷해 보이는 복사용지도 양면 인쇄를 하거나 오래 보관할 문서를 만들 때 차이가 느껴졌습니다.
A4용지 크기부터 맞춰두기
A4용지의 크기는 가로 210mm, 세로 297mm입니다. 긴 쪽을 세워 쓰는 문서가 익숙하지만, 표가 넓다면 가로 방향으로 돌려 인쇄할 수도 있어요. 종이를 반으로 접으면 A5 크기가 되고, A3는 A4 두 장을 나란히 놓은 크기라서 용도를 비교하기도 쉽습니다.
출력 전에 문서의 페이지 크기와 프린터 설정이 모두 A4인지 확인하는 게 좋습니다. 문서는 A4인데 인쇄 창에서 다른 크기가 선택돼 있으면 가장자리가 잘리거나 글자가 의도보다 작아질 수 있거든요. 특히 다른 사람이 보낸 파일을 열었을 때는 미리보기에서 페이지 테두리와 마지막 줄을 한 번 보는 편이 안전합니다.
배율도 눈여겨볼 부분입니다. 원래 크기로 출력해야 하는 신청서나 눈금이 있는 자료라면 ‘실제 크기’ 또는 100%를 선택하고, 내용이 가장자리에서 잘릴 때만 ‘페이지에 맞춤’을 고려하세요. 프린터마다 인쇄할 수 없는 가장자리 폭이 달라서, 종이를 꽉 채운 디자인은 미리보기에서 괜찮아 보여도 일부가 빠질 수 있습니다.
평량은 어떤 문서를 만들지에 맞추기
복사용지 포장에서 보이는 80g/㎡는 A4 한 장이 80g이라는 뜻이 아닙니다. 1㎡당 종이 무게를 나타내는 평량이에요. A4 한 장의 면적은 약 0.062㎡이므로 80g/㎡ 용지 한 장은 계산상 약 5g, 500장은 포장을 제외하고 약 2.5kg입니다. 한 묶음을 들었을 때 제법 묵직한 이유죠.
일상적인 흑백 문서라면 80g/㎡ 안팎의 일반 복사용지부터 고르면 무난합니다. 양면에 글자를 빽빽하게 넣거나 잉크가 많이 들어가는 자료는 뒷면 비침이 신경 쓰일 수 있어요. 그럴 때는 90~100g/㎡ 제품을 살펴볼 만합니다. 다만 숫자가 높을수록 모든 출력에 좋은 건 아니에요. 종이가 두꺼워지면 가격과 묶음 무게도 늘고, 프린터가 지원하는 용지 범위를 벗어날 수도 있습니다.
색상도 의외로 인상에 영향을 줍니다. 밝은 흰색은 글자와 그래프가 또렷해 보이고, 약간 부드러운 흰색은 긴 글을 읽을 때 편안하게 느껴질 수 있어요. 온라인 사진만으로 판단하기 어렵다면 먼저 작은 묶음으로 출력해 보는 편이 낫습니다. 보고서처럼 자주 만들지 않는 문서라면 종이 전체를 바꾸기보다 그 문서에 쓸 만큼만 따로 준비해도 충분하고요.
인쇄할 때 종이 낭비 줄이기
여러 장짜리 파일은 전체를 누르기 전에 첫 장만 시험 출력해 보세요. 글자 크기, 여백, 표의 줄 바꿈을 실제 종이에서 확인하면 같은 실수를 여러 장에 반복할 가능성이 줄어듭니다. 특히 웹에서 저장한 문서나 여러 사람이 수정한 파일은 마지막 페이지에 한두 줄만 남는 경우가 있어서, 미리보기의 페이지 수를 확인하는 습관이 쓸모 있습니다.
- 읽기용 초안이라면 한 장에 두 페이지 인쇄가 가능한지 확인하기
- 제출용 문서라면 양면 인쇄 허용 여부를 먼저 확인하기
- 양면 인쇄에서는 긴 쪽 넘김과 짧은 쪽 넘김 중 문서 방향에 맞는 옵션 고르기
- 그림이 많은 문서는 흑백 미리보기에서 구분이 되는지 살피기
양면 인쇄는 종이를 아낄 수 있지만, 접어서 읽는 자료나 서명해야 하는 서류에는 불편할 수 있습니다. 두 페이지 인쇄도 글씨가 작아지므로 개인 메모에는 괜찮아도 제출 자료에는 맞지 않을 수 있고요. 절약 설정을 한 번 저장해 두더라도, 문서의 용도에 따라 다시 확인하는 편이 결국 재출력을 줄입니다.
남은 용지는 평평하고 건조하게 보관하기
새 용지를 꺼내 두었다가 가장자리가 살짝 말린 경험이 있을 거예요. 종이는 주변 습기의 영향을 받기 때문에 열린 묶음을 오래 방치하면 급지할 때 여러 장이 함께 들어가거나 인쇄물이 울 수 있습니다. 쓰고 남은 용지는 포장지를 다시 접어 닫고, 바닥이나 창가보다는 평평한 서랍이나 선반에 놓는 게 편합니다.
프린터 급지함에도 필요 이상으로 많이 넣어둘 이유는 없습니다. 오래 쓰지 않을 때는 남은 종이를 꺼내 보관하고, 다시 넣을 때 모서리가 접히거나 구겨진 장이 있는지 확인하세요. 용지함의 폭 조절 가이드도 종이에 맞게 붙여야 비스듬히 들어가는 일을 줄일 수 있습니다. 종이가 자꾸 걸린다면 새 용지를 사기 전에 보관 상태와 급지함부터 확인해 볼 만합니다.
한쪽 면만 인쇄한 종이는 개인 메모지로 다시 쓸 수도 있습니다. 다만 이름, 연락처, 계좌번호처럼 다른 사람에게 보이면 곤란한 내용이 남아 있다면 재사용보다 안전하게 폐기하는 편이 맞겠죠. A4용지는 워낙 익숙해서 아무 제품이나 집게 되지만, 문서의 용도와 프린터 설정을 한 번만 맞춰두면 종이 한 묶음을 쓰는 동안의 작은 불편이 꽤 줄어듭니다.
