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요즘은 엑셀 파일을 받았는데 컴퓨터에 엑셀이 설치돼 있지 않아 난감했다는 이야기를 종종 듣습니다. 이런 경우 리브레오피스의 스프레드시트 프로그램인 ‘칼크’를 쓸 수 있습니다. 리브레오피스 엑셀 파일 작업은 파일을 여는 것부터 저장 형식을 고르는 것까지 몇 가지만 알면 시작하기 어렵지 않습니다.
엑셀 파일을 칼크에서 열기
리브레오피스를 실행한 뒤 ‘파일 → 열기’에서 받은 파일을 선택하면 됩니다. 확장자가 .xlsx 또는 .xls인 파일은 칼크에서 열립니다. 파일을 더블클릭했는데 다른 프로그램이 실행된다면, 리브레오피스를 먼저 열고 메뉴에서 파일을 찾아보는 편이 간단합니다.
처음 열었을 때는 숫자와 글자만 보지 말고 시트 이름, 열 너비, 날짜, 수식 결과도 함께 확인하는 게 좋습니다. 예를 들어 거래처가 보낸 견적서에서 단가와 수량은 제대로 보여도, 인쇄용 표의 줄바꿈이나 페이지 구성이 달라질 수 있습니다. 리브레오피스 도움말도 복잡한 엑셀 문서에서는 서식, 피벗 테이블, 차트, 일부 수식에 차이가 생길 수 있다고 안내합니다.
원본을 보관해야 하는 업무 파일이라면 열자마자 다른 이름으로 복사본을 저장해 두면 마음이 편합니다. 작업 중 실수로 셀을 지우거나 서식을 바꿔도 처음 받은 파일을 다시 확인할 수 있으니까요.
수정할 때 먼저 익히면 좋은 기능
칼크의 기본 작업 방식은 익숙한 스프레드시트와 비슷합니다. 셀을 클릭해 값을 입력하고, 수식은 등호(=)로 시작합니다. 가령 B2부터 B11까지 적힌 금액의 합계는 빈 셀에 =SUM(B2:B11)을 입력하면 계산할 수 있습니다. 같은 형식의 행이 늘어났다면 합계 범위에 새 행이 포함됐는지도 확인해야 합니다.
목록을 다룰 때는 첫 행에 ‘날짜’, ‘항목’, ‘금액’처럼 열 이름을 넣어 두면 편합니다. 그다음 표 안의 셀을 선택하고 ‘데이터 → 자동 필터’를 사용하면 특정 항목만 골라 볼 수 있습니다. 월별 지출표에서 ‘교통비’만 확인하거나, 금액 순으로 정렬할 때 유용합니다. 다만 한 열만 선택해 정렬하면 옆 열의 내용과 짝이 어긋날 수 있으니 표 전체가 함께 움직이는지 살펴야 합니다.
숫자가 예상과 다르게 계산된다면 셀의 내용과 표시 형식을 구분해 보세요. ‘10,000원’이라는 글자를 그대로 입력한 셀은 숫자 10000을 입력하고 통화 형식을 적용한 셀과 다를 수 있습니다. 합계가 비어 있거나 이상하게 나오면 수식부터 고치기보다 해당 셀이 숫자로 인식됐는지 확인하는 편이 빠릅니다.
다시 엑셀로 보낼 파일은 어떻게 저장할까
칼크의 기본 스프레드시트 형식은 .ods입니다. 혼자 계속 수정할 파일이라면 이 형식으로 저장해도 됩니다. 반면 상대방이 엑셀에서 열어야 한다면 ‘파일 → 다른 이름으로 저장’으로 들어가 파일 형식에서 엑셀 형식인 .xlsx를 선택하세요. 확장자를 파일 이름에 직접 적는 것보다 저장 창의 파일 형식을 고르는 편이 확실합니다.
저장 과정에서 다른 형식을 사용할지 묻는 안내가 나오면, 엑셀로 전달하려는 파일에는 선택한 엑셀 형식을 유지하면 됩니다. 저장이 끝난 뒤에는 그 .xlsx 파일을 다시 열어 확인해 보세요. 특히 합계나 날짜처럼 틀리면 곤란한 값, 여러 시트의 이름, 차트와 인쇄 화면을 보는 게 좋습니다. 파일이 저장됐다는 사실과 상대방에게 같은 모습으로 보인다는 것은 별개입니다.
매크로가 들어 있는 업무 양식은 한 번 더 주의가 필요합니다. 리브레오피스는 일부 엑셀 VBA 매크로를 지원하지만 호환이 완전하지는 않습니다. 버튼을 눌러 자동으로 계산하거나 다른 시트를 만드는 파일이라면, 열리는지만 확인하지 말고 실제 동작과 결과까지 점검해야 합니다.
CSV 파일에서 글자가 깨지거나 열이 엉킬 때
온라인 서비스에서 내려받은 자료는 .xlsx 대신 .csv인 경우도 많습니다. CSV를 열면 문자 인코딩과 구분 기호를 고르는 창이 나타날 수 있습니다. 한글이 깨져 보이면 문자 집합을 바꿔 미리보기를 확인하고, 모든 내용이 한 열에 몰려 있다면 쉼표나 탭 같은 구분 기호가 맞는지 확인하세요.
주문번호나 우편번호처럼 앞에 0이 붙는 값은 특히 조심해야 합니다. 예를 들어 00125를 일반 숫자로 읽으면 125로 보일 수 있습니다. 가져오기 창에서 해당 열을 텍스트로 지정하면 원래 모양을 지키는 데 도움이 됩니다. 날짜처럼 보이는 상품 코드도 자동 변환되지 않았는지 확인할 만합니다.
CSV로 다시 저장할 때도 차이가 있습니다. 리브레오피스 도움말에 따르면 CSV에는 현재 시트의 데이터만 저장되며 수식과 서식은 유지되지 않습니다. 여러 시트와 계산식을 계속 써야 한다면 작업용 파일을 .ods나 .xlsx로 따로 저장하고, CSV는 데이터를 전달할 때 사용하면 됩니다.
간단한 가계부나 명단이라면 칼크만으로도 파일을 열고 수정해 다시 보낼 수 있습니다. 다만 다른 사람과 주고받는 파일일수록 마지막에 저장한 파일을 직접 열어 보는 습관이 가장 든든합니다. 몇 초만 확인해도 숫자나 서식이 달라진 부분을 보내기 전에 발견할 수 있습니다.
