워드 목차 추가 방법 제목 스타일만 잡으면 쉬워요

얼마 전 긴 문서를 받아 목차를 고치려는데, 본문 제목은 바뀌었어도 목차에는 예전 이름과 페이지 번호가 그대로 남아 있었습니다. 제목 옆에 점선을 일일이 찍어 만든 목차였기 때문입니다. 워드에서는 제목에 알맞은 스타일을 적용한 뒤 자동 목차를 넣으면 이런 수고를 크게 줄일 수 있습니다. 처음 만드는 순서부터 수정할 때 놓치기 쉬운 부분까지 차근차근 설명할게요.

목차를 넣기 전에 제목 스타일을 지정하세요

워드의 자동 목차는 글자 크기나 굵기만 보고 제목을 찾지 않습니다. 각 문단에 적용된 ‘제목 1’, ‘제목 2’ 같은 스타일을 기준으로 항목과 계층을 만듭니다. 큰 장에는 제목 1, 그 안의 작은 항목에는 제목 2를 적용하면 목차에도 그 관계가 들여쓰기로 나타납니다. 예를 들어 자동차 점검 문서라면 ‘출발 전 점검’은 제목 1, 그 아래 ‘타이어 공기압’과 ‘엔진오일 확인’은 제목 2로 두는 식입니다.

제목으로 쓸 문단을 클릭하고 워드 상단의 ‘홈’ 탭에서 ‘스타일’을 찾으세요. 원하는 제목 수준을 선택하면 됩니다. 이미 글자를 크게 키우거나 굵게 표시했더라도 스타일이 ‘기본’ 또는 ‘표준’이라면 자동 목차에 빠질 수 있습니다. 제목이 여러 개라면 같은 깊이의 항목에 같은 스타일을 적용하는 게 좋습니다. 처음에는 제목 1과 제목 2, 두 단계만 써도 읽기 편한 목차를 만들 수 있습니다.

원하는 위치에 자동 목차를 추가하는 순서

제목 스타일을 지정했다면 목차가 들어갈 자리에 커서를 놓습니다. 보통 표지 다음이나 본문 시작 전이 읽기 편합니다. 이어서 상단의 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 누르고 자동 목차 형식 중 하나를 고르세요. 그러면 제목과 페이지 번호가 함께 들어갑니다. 메뉴 이름이나 보이는 모양은 워드 버전에 따라 조금 다를 수 있지만, ‘참조’ 탭의 목차 메뉴를 찾는 흐름은 같습니다.

• 본문의 큰 항목과 작은 항목에 각각 제목 1, 제목 2 스타일을 적용합니다.
• 목차를 넣을 위치를 클릭한 뒤 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 엽니다.
• 자동 목차를 선택하고 항목의 순서와 페이지 번호를 확인합니다.

여기서 ‘수동 목차’를 고르면 제목과 페이지를 직접 입력해야 합니다. 문서가 자주 바뀌는 보고서나 안내문이라면 자동 목차가 편합니다. 목차가 삽입된 뒤 항목을 직접 고쳐 쓰는 것도 피하는 편이 좋습니다. 다음에 업데이트하면 본문 제목을 기준으로 다시 만들어져 직접 입력한 내용이 사라질 수 있기 때문입니다.

제목이나 페이지가 바뀌었다면 목차를 업데이트하세요

자동 목차를 넣었다고 이후 수정 내용이 매번 즉시 반영되는 것은 아닙니다. 본문을 늘리거나 그림을 추가해 페이지가 밀렸다면 목차 안을 클릭하고 ‘목차 업데이트’를 선택하세요. 목차를 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 ‘필드 업데이트’를 선택할 수도 있습니다. 이때 페이지 위치만 달라졌다면 ‘페이지만 업데이트’, 제목을 고쳤거나 새 항목을 추가했다면 ‘전체 목차 업데이트’를 고르면 됩니다.

이 차이는 실제 작업에서 꽤 중요합니다. 예를 들어 ‘타이어 점검’을 ‘타이어 상태 확인’으로 바꾼 뒤 페이지 번호만 업데이트하면 목차의 제목은 예전 문구로 남습니다. 새 소제목 역시 추가되지 않습니다. Microsoft 지원 안내에서도 새 항목을 반영하려면 전체 목차를 업데이트하도록 설명합니다. 문서를 다 쓴 뒤에는 전체 목차를 한 번 업데이트하고, 표시된 페이지를 본문과 대조해 보세요. 인쇄하거나 PDF로 저장하기 직전에도 같은 확인을 하면 페이지가 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다.

목차에 항목이 빠지거나 너무 많을 때

목차에 제목이 하나도 나오지 않거나 일부만 빠진다면 먼저 해당 문단의 스타일을 확인하세요. 굵은 글씨로만 꾸민 제목은 워드가 제목으로 인식하지 못할 수 있습니다. 빠진 문단에 알맞은 제목 스타일을 적용하고 전체 목차를 업데이트하면 됩니다. 반대로 평범한 문장까지 목차에 들어갔다면 그 문단에 제목 스타일이 잘못 적용됐는지 보세요. 본문에 맞는 스타일로 바꾼 뒤 다시 업데이트하면 불필요한 항목이 빠집니다.

목차가 지나치게 길어질 때는 표시할 제목 단계도 조절할 수 있습니다. ‘참조’ 탭의 ‘목차’에서 ‘사용자 지정 목차’를 열면 표시 수준, 페이지 번호 표시, 점선 모양 등을 설정할 수 있습니다. 제목 1부터 제목 3까지 모두 넣은 문서라도 목차에는 두 단계만 보여 주면 더 간결해질 수 있습니다. 제목 스타일 자체의 글꼴이나 크기가 마음에 들지 않는다면 본문 제목에 매번 수동 서식을 입히기보다 스타일을 수정하는 편이 문서 전체의 모양을 맞추기 쉽습니다.

긴 문서를 다룰수록 목차는 마지막에 덧붙이는 장식보다 제목 구조를 확인하는 도구에 가깝습니다. 제목 1과 제목 2를 일관되게 쓰고, 내용을 바꾼 뒤 전체 목차를 업데이트하는 습관만 들여도 문서를 고치는 시간이 훨씬 줄어듭니다.