파워포인트 템플릿 적용방법 기존 슬라이드에도 쓰는 법

얼마 전 발표 자료를 다 만든 뒤에 회사 템플릿을 받았어요. 디자인 탭에서 파일을 고르면 끝날 줄 알았는데, 슬라이드 색만 바뀌고 표지나 본문 배치는 그대로라 당황했습니다. 파워포인트 템플릿 적용방법은 받은 파일이 무엇인지, 이미 만든 슬라이드가 있는지에 따라 달라집니다.

파일 확장자부터 확인하면 길이 보입니다

파일 이름 끝이 .potx라면 파워포인트 서식 파일입니다. 새 발표 자료의 출발점으로 쓰는 파일이라 표지, 본문, 목차 같은 레이아웃이 들어 있을 수 있어요. .thmx는 색, 글꼴, 효과 등을 묶은 테마 파일입니다. 기존 자료의 분위기를 바꿀 때 주로 쓰지만, 템플릿에 들어 있는 예시 슬라이드까지 가져오지는 않습니다.

.pptx는 일반 프레젠테이션 파일입니다. 판매 사이트나 회사에서 ‘템플릿’이라고 건네준 파일도 실제로는 .pptx인 경우가 많아요. 이때는 파일을 열어 예시 슬라이드를 복제하고 내용을 바꾸는 편이 자연스럽습니다. 먼저 파일을 열어 왼쪽에 표지나 목차 등 여러 종류의 슬라이드가 보이는지 확인하세요. 확장자가 보이지 않아도 파일을 열어보면 어떤 방식으로 쓰는 자료인지 대체로 알 수 있습니다.

새 자료를 만든다면 템플릿에서 시작하세요

.potx 파일이 있다면 파워포인트에서 파일 > 새로 만들기로 이동해 해당 서식 파일을 고르고 만들기를 누릅니다. 저장한 위치에 따라 개인, 사용자 지정, 공유 같은 탭에 나타날 수 있어요. 목록에 보이지 않으면 파일 > 열기에서 .potx 파일을 직접 열고, 새 이름의 .pptx 파일로 저장해 작업을 시작하면 됩니다. 메뉴 이름은 사용하는 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.

받은 파일이 .pptx라면 파일을 먼저 복사하거나 다른 이름으로 저장한 뒤 편집하세요. 예를 들어 표지 1장, 목차 1장, 본문 예시 3장이 들어 있다면 필요한 본문 슬라이드를 복제해 제목과 문장, 이미지를 교체하면 됩니다. 예시 슬라이드의 도형을 하나씩 지우고 다시 만드는 것보다 간단하고, 원래 배치도 유지하기 쉽습니다.

새 슬라이드가 필요할 때는 홈 > 새 슬라이드 옆 화살표에서 원하는 레이아웃을 고릅니다. 제목용 레이아웃과 사진 중심 레이아웃은 글상자의 위치가 다르니 내용에 맞게 선택하세요. 같은 템플릿을 쓰더라도 슬라이드마다 임의로 글상자를 늘리면 전체 자료가 금세 들쭉날쭉해집니다.

이미 만든 슬라이드에 적용하는 순서

기존 발표 자료에 .potx 서식 파일을 쓰려면 서식 파일로 새 프레젠테이션을 만든 다음, 기존 슬라이드를 그 안으로 옮기는 방법이 확실합니다. Microsoft 지원 안내도 이 순서를 권합니다. 원본 파일을 열고 왼쪽 슬라이드 축소판을 클릭한 뒤 전체를 옮길 때는 Ctrl+A, 일부만 옮길 때는 Ctrl 키를 누른 채 필요한 슬라이드를 선택합니다. 복사한 다음 새 파일의 축소판 영역에 붙여넣으세요. 맥에서는 선택과 복사에 Command 키를 사용합니다.

붙여넣기 옵션이 나타나면 ‘대상 테마 사용’을 선택합니다. 그래야 가져온 슬라이드가 새 파일의 색과 글꼴을 따릅니다. ‘원본 서식 유지’를 누르면 예전 디자인이 함께 들어와 새 템플릿과 섞일 수 있어요. 슬라이드가 20장이라도 축소판에서 한꺼번에 복사할 수 있으니, 각 장의 텍스트를 일일이 옮길 필요는 없습니다.

색과 글꼴만 바꾸고 싶다면 기존 파일을 연 상태에서 디자인 탭의 테마 목록을 펼쳐 원하는 테마를 선택합니다. 별도로 받은 .thmx 파일은 ‘테마 찾아보기’에서 불러올 수 있어요. 일부 슬라이드에만 적용하려면 축소판에서 해당 슬라이드를 선택한 뒤 테마를 마우스 오른쪽 단추로 눌러 ‘선택한 슬라이드에 적용’을 고릅니다. 전체 발표 자료에 적용할 때도 같은 메뉴에서 범위를 확인할 수 있습니다.

적용했는데 모양이 어색한 이유

템플릿을 바꿨는데 제목 위치가 그대로라면 예전 파일에서 글상자를 직접 옮겼거나 글꼴을 수동으로 지정했을 수 있습니다. 테마는 모든 수동 편집을 자동으로 되돌리지 않아요. 해당 슬라이드의 홈 > 레이아웃에서 새 템플릿에 맞는 레이아웃을 다시 선택하고, 제목과 본문을 알맞은 개체 틀에 넣어보세요. 표지처럼 구성 차이가 큰 슬라이드는 새 템플릿의 표지 슬라이드에 내용만 옮기는 편이 빠를 때도 있습니다.

글자가 밀리거나 사진이 잘리면 슬라이드 크기도 확인해야 합니다. 예를 들어 기존 자료는 4:3인데 새 템플릿은 16:9라면 같은 글상자도 다르게 보일 수 있어요. 디자인 > 슬라이드 크기에서 현재 비율을 확인하고, 바꾼 뒤에는 표지와 글이 많은 슬라이드부터 점검하세요. 글꼴이 설치되지 않은 컴퓨터에서 열었을 때도 줄바꿈이 달라질 수 있습니다.

작업을 끝내기 전에는 슬라이드 쇼를 처음부터 넘겨보는 게 좋습니다. 편집 화면에서는 괜찮아 보여도 투사 화면에서는 작은 글씨나 낮은 색 대비가 눈에 띄거든요. 저는 표지, 글이 가장 많은 장, 마지막 장을 먼저 확인합니다. 템플릿은 클릭 한 번으로 완성되는 장식이라기보다 내용을 보기 좋게 담는 틀에 가까워서, 적용 뒤 몇 장만 직접 확인해도 결과가 훨씬 안정적입니다.