구글시트 함수 넣는방법 처음부터 복사까지

얼마 전 파일 목록을 구글시트로 옮기다가 파일 크기 합계를 한 칸씩 계산하고 있었습니다. 숫자 네 개야 금방이지만, 행이 수십 개로 늘어나니 다시 확인하는 시간이 더 들더군요. 그때 필요한 게 함수입니다. 처음에는 입력할 셀을 고르고 등호 하나만 치면 됩니다.

함수는 결과를 표시할 셀에서 시작합니다

예를 들어 B2부터 B5까지 파일 크기가 12, 8, 0, 5로 적혀 있고, B6에 합계를 표시한다고 해볼게요. B6을 클릭한 뒤 =SUM(B2:B5)를 입력하고 Enter를 누르면 25가 나옵니다. SUM은 합계를 구하는 함수이고, B2:B5는 B2부터 B5까지의 범위입니다. 함수 앞의 =를 빼면 계산식으로 인식되지 않으니 가장 먼저 확인할 부분입니다.

범위를 꼭 손으로 끝까지 입력할 필요는 없습니다. B6에 =SUM(까지 친 다음 B2부터 B5까지 마우스로 드래그하고 닫는 괄호를 입력하면 됩니다. 셀을 클릭해 범위를 고를 수도 있습니다. 구글 스프레드시트 도움말에서도 수식 입력 중 범위를 직접 선택하는 방식을 안내합니다. 함수 이름을 입력할 때 나타나는 설명 상자에는 필요한 인수와 사용 예시가 표시되므로, 괄호 안에 무엇을 넣어야 할지 헷갈릴 때 유용합니다.

합계와 개수부터 실제 표에 적용하기

문서 작업용 표라면 먼저 열의 역할을 정해두는 편이 편합니다. A열에 파일 이름, B열에 파일 크기, C열에 처리 상태를 적었다고 가정해볼게요. B열의 숫자만 더하려면 빈 셀에 =SUM(B2:B20)을 넣습니다. 제목이 들어 있는 1행은 범위에서 빼는 게 보기에도 쉽습니다. 나중에 21행까지 데이터가 늘었다면 범위도 B2:B21로 바꿔야 합니다.

처리 상태가 ‘완료’인 파일이 몇 개인지 알고 싶다면 =COUNTIF(C2:C20,"완료")를 입력합니다. COUNTIF의 첫 번째 항목은 검사할 범위, 두 번째 항목은 찾을 조건입니다. C열에 ‘완료’가 7번 적혀 있다면 결과는 7입니다. 상태를 ‘완료됨’으로 적은 셀은 다른 글자이므로 세지지 않습니다. 실제로 결과가 예상보다 작을 때는 수식보다 표의 표기가 제각각인지 먼저 확인하는 경우가 많았습니다.

함수와 셀 계산식을 구분할 필요도 있습니다. B2의 크기를 두 배로 표시하려면 =B2*2처럼 쓸 수 있고, 여러 칸의 합계는 =SUM(B2:B20)처럼 함수를 쓰면 됩니다. 둘 다 등호로 시작하지만, 함수는 이미 마련된 계산 규칙에 범위나 조건을 넣는 방식입니다. 처음부터 긴 함수를 외우기보다 현재 표에서 필요한 계산 하나만 골라 입력하는 쪽이 빠릅니다.

같은 함수를 아래 행까지 넣는 방법

각 파일의 용량을 MB에서 KB로 환산해야 한다고 해볼게요. B2에 MB 값이 있고 D2에 =B2*1024를 넣었다면, D2를 선택했을 때 오른쪽 아래에 보이는 작은 파란 사각형을 아래로 끌어 내릴 수 있습니다. 그러면 다음 행의 수식은 =B3*1024, 그다음 행은 =B4*1024처럼 바뀝니다. 첫 행의 결과를 확인하고 채우면 범위를 잘못 잡아 여러 행에 퍼뜨리는 실수를 줄일 수 있습니다.

마우스로 끌기 불편하면 수식이 든 첫 셀과 채울 아래쪽 셀을 함께 선택한 뒤 아래로 채우기 단축키를 쓸 수도 있습니다. 구글 스프레드시트의 컴퓨터용 단축키 안내에는 Windows와 ChromeOS 기준 Ctrl+D가 아래로 채우기로 나옵니다. 다만 키보드 환경에 따라 단축키가 다를 수 있으니, 처음에는 작은 범위에서 결과를 확인하는 편이 안전합니다.

복사해도 바뀌면 안 되는 기준 셀이 있다면 달러 표시를 붙입니다. 예를 들어 F1에 환산 비율 1024를 적고 D2에 =B2*$F$1을 넣으면, 아래로 채워도 F1은 그대로 참조합니다. 반면 B2는 B3, B4로 이동합니다. 모든 행이 같은 기준값을 써야 하는 표에서 특히 유용합니다. 수식을 복사한 뒤 예상과 다른 값이 보이면 달러 표시가 필요한 자리인지 확인하면 됩니다.

입력했는데 계산이 안 될 때 확인할 곳

수식이 계산되지 않고 글자로 보인다면 등호가 맨 앞에 있는지 확인합니다. 셀의 표시 형식이 일반 텍스트로 지정된 경우에도 입력한 내용이 그대로 보일 수 있습니다. 수식을 다시 입력하기 전에 해당 셀의 형식을 확인해두면 시간을 아낄 수 있습니다. 결과가 0이라면 범위에 숫자가 들어 있는지, 숫자처럼 보이는 문자가 섞이지 않았는지도 살펴봐야 합니다.

오류가 표시될 때는 수식에 입력한 범위, 괄호, 쉼표를 순서대로 봅니다. =COUNTIF(C2:C20,"완료")에서 닫는 괄호를 빼거나 조건의 따옴표를 빠뜨리면 의도한 계산이 되지 않습니다. 특히 다른 곳에서 복사해 온 수식은 현재 시트의 열 위치와 다를 수 있습니다. 함수 이름이 맞아도 참조하는 셀이 틀리면 결과는 달라집니다.

저는 새 표를 받으면 먼저 두세 행에만 함수를 넣어 직접 계산한 값과 맞춰 봅니다. 그다음 아래로 채우고, 마지막 행의 수식이 어디를 가리키는지 한 번 더 확인합니다. 함수 자체보다 입력 범위와 복사 후 참조 위치를 확인하는 습관이 파일 작업에서는 더 많은 시간을 아껴줬습니다.