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얼마 전 매장 사장님이 행사 문자를 30명에게 보내려다 멈춘 일이 있었습니다. 휴대폰에서 받는 사람을 여러 명 고르는 방법은 금방 찾았는데, 그중 누가 광고 수신에 동의했는지는 확인할 수 없었던 겁니다. 기업 메시지를 운영하면서 이런 경우를 자주 봤습니다. 핸드폰 단체문자 보내기 방법은 간단하지만, 업무용이라면 수신자 명단부터 확인해야 합니다.
보내기 전에 광고인지 먼저 구분합니다
예약 시간 변경이나 주문 상품의 배송 안내처럼 이미 진행 중인 거래에 필요한 내용은 보통 정보성 메시지로 다룹니다. 반면 할인 행사, 쿠폰, 재방문 혜택을 알리면 광고성 정보에 해당할 수 있습니다. 배송 안내 끝에 ‘다음 구매 10% 할인’을 붙이는 식으로 두 내용을 섞었다면, 정보성 문자를 보낸다고 생각하고 광고 규정을 빼놓으면 곤란합니다.
정보통신망법에 따르면 광고성 정보를 전자적 전송매체로 보내려면 원칙적으로 수신자의 명시적인 사전 동의가 필요합니다. 수신거부를 했거나 동의를 철회한 사람에게는 보내면 안 됩니다. 거래 과정에서 연락처를 직접 받았고, 거래 종료 후 6개월 안에 같은 종류의 상품·서비스를 안내하는 경우 등 예외가 있지만 적용 조건을 확인해야 합니다. 연락처를 가지고 있다는 사실만으로 광고 수신 동의가 생기지는 않습니다.
광고 문자는 오후 9시부터 다음 날 오전 8시까지 보내려면 야간 발송에 대한 별도 사전 동의가 필요합니다. 일반 광고 동의를 받았더라도 야간 동의까지 받은 것은 아닙니다. 예약 발송을 걸 때도 실제 발송 시각을 기준으로 확인합니다. 저는 발송 명단에서 수신거부 번호를 먼저 제외하고, 동의 여부와 예약 시각을 그다음에 봅니다.
휴대폰에서 여러 명에게 문자 보내는 순서
아이폰은 메시지 앱에서 새 메시지 작성 버튼을 누른 뒤 받는 사람 칸에 연락처를 여러 개 추가하면 됩니다. 갤럭시도 메시지 앱의 새 대화 화면에서 받는 사람을 여러 명 선택하는 흐름입니다. 메뉴 이름과 한 번에 선택할 수 있는 인원은 기기, 앱, 통신사 설정에 따라 달라질 수 있으니 발송 화면에서 확인해야 합니다.
- 연락처 명단에서 중복 번호, 잘못 저장된 번호, 수신거부 번호를 확인합니다.
- 새 메시지를 열고 받는 사람을 추가합니다. 이름이 비슷한 연락처는 번호 끝자리까지 확인합니다.
- 본문을 입력하고 발신 번호, 수신자 수, 메시지 유형을 확인한 뒤 소수의 내부 번호로 먼저 시험 발송합니다.
- 받은 화면에서 문구와 줄바꿈을 확인하고 나머지 대상에게 발송합니다. 실패 표시가 있으면 번호와 통신 상태를 따로 확인합니다.
특히 그룹 대화인지, 각 수신자에게 개별로 전달되는 방식인지 발송 전에 확인하는 편이 좋습니다. 아이폰에서는 설정과 상대방 기기에 따라 그룹 iMessage, RCS, MMS 또는 SMS가 선택될 수 있습니다. Apple 안내에 따르면 그룹 SMS의 답장은 개별 문자로 오지만, 그룹 MMS에서는 참여자가 다른 사람의 답장을 볼 수 있습니다. 고객 연락처가 들어가는 업무용 발송이라면 시험 발송으로 수신 화면까지 확인해야 하는 이유입니다.
휴대폰에 ‘보냄’으로 표시됐다고 모든 수신자에게 도착한 것도 아닙니다. 번호 오류, 차단, 단말 상태 등에 따라 결과가 달라집니다. 한두 명에게 일정을 알리는 일과 수십 명의 고객에게 광고를 보내는 일은 필요한 기록의 수준도 다릅니다. 후자라면 동의 이력과 발송 결과를 확인할 수 있는 업무용 발송 도구가 관리하기 수월합니다.
광고 문구에는 표시와 수신거부 방법을 넣습니다
광고성 문자라면 시작 부분에 ‘(광고)’와 발송 업체의 이름, 전화번호 또는 주소를 표시해야 합니다. 끝부분에는 수신자가 쉽게 거부할 수 있는 방법과 그 과정에 비용이 들지 않는다는 안내가 필요합니다. 정보통신망법 시행령의 표시 기준입니다. ‘광 고’처럼 글자를 벌려 표시를 피하거나, 수신거부를 위해 불필요한 개인정보를 다시 요구해서도 안 됩니다.
실무에서는 무료 수신거부용 080 번호를 쓰는 경우가 많습니다. 다만 번호를 적어두기만 해서는 부족합니다. 실제로 연결되는지 확인하고, 접수된 거부 번호가 다음 발송 명단에서 빠지도록 처리해야 합니다. 수신자가 거부 의사를 표시한 뒤에는 광고 발송을 멈추고, 법령에 따른 처리 결과도 14일 이내에 알려야 합니다. 담당자 휴대폰에만 거부 요청이 남아 있으면 다음번 명단 추출 때 다시 들어가기 쉽습니다.
예를 들어 예약 안내에 할인 쿠폰을 함께 넣고 싶다면 문구를 보내기 전에 광고 대상자를 따로 가려야 합니다. 광고 동의가 확인되지 않은 고객에게는 예약에 필요한 내용만 전달하는 식입니다. 문장 한 줄을 추가하면서 발송 대상과 표기 의무까지 달라질 수 있다는 점을 기억하면 실수를 줄일 수 있습니다.
SMS와 MMS, 알림톡 중 무엇을 고를까
짧은 일정 안내처럼 글자만 필요한 경우에는 SMS가 맞습니다. 본문이 길어지거나 사진이 들어가면 기기나 발송 서비스의 기준에 따라 장문 문자 또는 MMS로 바뀔 수 있고, 요금도 달라질 수 있습니다. 화면에 보이는 글자 수만 세지 말고 시험 발송에서 실제 유형과 과금 기준을 확인하는 편이 정확합니다.
알림톡은 주문, 결제, 예약처럼 고객의 행동에 따라 필요한 정보를 카카오톡으로 알릴 때 검토할 수 있습니다. 승인된 정보성 템플릿을 쓰는 채널이므로 할인 홍보 문구를 섞어 보내는 용도로 생각하면 안 됩니다. 카카오톡을 받을 수 없는 고객까지 안내해야 한다면 문자 대체 발송 설정과 그 비용도 확인해야 합니다.
발송비는 채널 이름만으로 단정하기 어렵습니다. 통신사 요금제, 발송 업체, 메시지 길이, 이미지 유무, 문자 대체 발송 조건이 달라지기 때문입니다. 가령 500명에게 보낼 계획이라면 채널별 견적에서 1건당 단가뿐 아니라 실제 과금 건수와 실패 시 처리 방식까지 비교합니다. 도달률도 발송 성공 표시만으로 판단하지 않고, 고객이 해당 채널을 사용할 수 있는지와 수신 결과를 함께 봐야 합니다.
휴대폰 단체문자는 급한 소규모 안내에 편리합니다. 고객 대상 발송이 반복된다면 저는 버튼을 누르는 속도보다 명단의 동의 상태, 수신거부 반영, 발송 기록을 먼저 챙깁니다. 이 세 가지가 갖춰져야 다음 발송도 안심하고 진행할 수 있습니다.
