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얼마 전 아이폰으로 스캔한 서류를 제출하려는데 파일이 너무 커서 첨부가 안 됐어요. PDF는 페이지 수가 적어도 사진이 많이 들어가면 금세 커지더라고요. 아이폰에서 할 수 있는 방법은 파일을 만든 방식과 iOS 버전에 따라 조금 다릅니다.
미리보기 앱에서 PDF를 다시 저장하기
iOS 26 이상이라면 아이폰의 미리보기 앱부터 열어보세요. Apple 지원 안내에 따르면 PDF를 내보낼 때 문서 안의 이미지를 화면에 맞게 최적화하거나 JPEG로 저장할 수 있습니다. 사진이나 스캔 이미지가 많은 PDF라면 이 설정이 가장 직접적인 방법이에요.
- 미리보기 앱에서 용량을 줄일 PDF를 엽니다.
- 상단 파일 이름 옆 메뉴를 누르고 ‘내보내기’를 선택합니다.
- 파일 형식으로 ‘PDF’를 고릅니다.
- ‘화면에 맞게 이미지 최적화’ 또는 ‘JPEG로 이미지 저장’을 켭니다.
- ‘완료’를 누른 뒤 새 이름으로 저장합니다.
예를 들어 사진 여러 장을 넣은 보고서를 휴대폰 화면에서 확인할 용도라면 이미지 최적화가 잘 맞습니다. 반면 확대해서 작은 글씨를 읽거나 인쇄해야 하는 서류는 화질이 떨어질 수 있어요. 원본은 그대로 두고 새 파일을 만든 다음, 두 파일의 크기와 글씨 상태를 비교하는 편이 안전합니다. 메뉴 이름이나 위치는 iOS 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.
필요 없는 페이지부터 빼기
압축 설정을 바꾸기 전에 페이지를 확인하면 더 간단하게 해결될 때가 있어요. 스캔하다 같은 장이 두 번 들어갔거나, 제출할 필요가 없는 안내 페이지가 붙어 있는 경우입니다. 미리보기 앱에서 PDF를 열고 페이지 수를 누르면 작은 페이지 그림이 나타납니다. 지울 페이지를 길게 누른 뒤 ‘페이지 삭제’를 선택하면 됩니다.
페이지를 자르는 기능도 있지만, 여백을 잘랐다고 파일 크기가 반드시 크게 줄어드는 건 아닙니다. 화면에 보이는 영역만 바뀌고 내부 이미지 데이터는 남을 수 있기 때문이에요. 용량이 급하다면 중복 페이지 삭제와 이미지 최적화를 먼저 시도하는 게 낫습니다. 다만 계약서나 증빙 서류처럼 모든 장이 필요한 파일은 제출 요건을 먼저 확인해야 합니다.
스캔 전이라면 처음부터 가볍게 만들기
아직 PDF를 만들지 않았다면 촬영 단계에서 용량을 줄일 여지가 큽니다. 미리보기 앱의 ‘문서 스캔’으로 종이를 촬영한 뒤, 각 페이지의 가장자리를 맞추고 색상도 확인할 수 있어요. 문서 주변의 책상이나 바닥이 넓게 들어가지 않도록 잡고, 그림이 중요하지 않은 흑백 서류라면 읽기 편한 색상 옵션을 선택하면 됩니다.
종이 다섯 장을 각각 사진으로 찍어 PDF에 넣는 방식보다 문서 스캔 기능을 쓰면 페이지 관리가 편합니다. 그렇다고 스캔한 파일이 언제나 더 작아지는 것은 아니에요. 촬영 품질과 문서 내용에 따라 결과가 달라집니다. 저장 후에는 앞서 소개한 PDF 내보내기 설정까지 적용해 보고, 도장이나 작은 숫자가 흐려지지 않았는지 확대해서 확인하세요.
압축 파일과 온라인 도구는 용도를 구분하기
파일 앱에서 PDF를 길게 누르면 ‘압축’ 메뉴가 보일 수 있습니다. 이 기능은 PDF 자체를 줄이는 대신 ZIP 파일로 묶습니다. 상대방이 ZIP을 받을 수 있다면 쓸 만하지만, 접수 화면에서 PDF만 허용한다면 해결책이 되지 않아요. 이미 압축된 이미지가 들어 있는 PDF는 ZIP으로 묶어도 크기가 거의 그대로일 수 있습니다.
예전 iOS를 써서 미리보기 앱의 PDF 내보내기 기능이 없다면 전용 앱이나 온라인 압축 도구를 고려할 수 있습니다. 이때 주민등록번호, 계좌 정보, 서명 같은 내용이 들어 있다면 업로드 전에 보관·삭제 정책부터 확인하는 게 좋겠어요. 업무 서류라면 회사에서 허용한 도구인지도 살펴야 합니다.
압축이 끝나면 파일 앱에서 새 PDF를 길게 눌러 정보의 크기를 확인하고, 실제 제출 화면에도 한번 첨부해 보세요. 10MB 제한이라면 딱 10MB에 맞추기보다 조금 여유를 두는 편이 편합니다. 저는 숫자만 줄이는 것보다 받는 사람이 글씨를 무리 없이 읽을 수 있는지가 더 중요하다고 생각해요.
